Auch vor Büroräumen macht die Digitalisierung nicht halt. Ganz im Gegenteil – sie haben das Potenzial sich immer weiter zu vernetzen und die Arbeit zu erleichtern. Wie so ein Tagesablauf in einem Smart Office aussehen kann? Wir zeigen es Ihnen und erklären zudem, welche Rahmenbedingungen hierfür geschaffen werden müssen.

Hintergründe zum Smart Office.

Smart Offices sind in aller Munde. Doch jeder versteht etwas anderes darunter und es gibt keine allgemeingültige Definition für das Smart Office. Oftmals wird unter einem Smart Office ein technisches System verstanden, das es ermöglicht, ein Büro miteinander zu vernetzen und die Arbeit zu erleichtern. Davon betroffen sind nicht nur Räume oder Schreibtische, sondern auch Türen, die mithilfe eines NFC-Chips und bestimmten Zugangsregelungen geöffnet werden können.

Durch das Smart Office wird es möglich sowohl geschlossene als auch offene Räume miteinander zu verbinden. Dadurch ist sowohl eine Stillarbeit möglich als auch der kommunikative Austausch mit Kolleginnen und Kollegen. Durch verschiedene Tools ist es den Mitarbeitenden möglich, den Arbeitsplatz nach ihren Bedürfnissen auszurichten. Gleichzeitig können mit Hilfe von Technologie auch Energie und Ressourcen gespart und Kosten gesenkt werden.

Rahmenbedingungen.

Um den Mitarbeitenden ein Smart Office zu ermöglichen, ist es erforderlich, im Hintergrund Maßnahmen zu treffen. Dazu gehört unter anderem, dass sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen aus der datenschutzrechtlichen sowie datensicherheitsrechtlichen Perspektive ergriffen werden müssen. Dabei können die Anforderungen je nach Branche des Unternehmens und den genutzten Tools unterschiedlich sein. Gleichzeitig müssen auch Prozesse angepasst und eine Veränderung der Arbeitsweise vorgenommen werden. So muss beispielsweise eine Guideline zur Clean Desk Policy oder auch ein Guide zur Buchung von Arbeitsplätzen zur Verfügung gestellt werden.

Ein typischer Tagesablauf.

Der Gang in das Bürogebäude, das Aufsuchen des Arbeitsplatzes und das Durchführen von Besprechungen - in einem Büroalltag ist dies nichts Außergewöhnliches. Doch genau in diesen Abläufen steckt mehr.

Der Zugang in das Büro.

Der Start in den Arbeitstag startet mit dem Eintritt in das Bürogebäude. Dort haben herkömmliche Schließsysteme ausgedient. Am Eingang hängt eine digitale Türklingel, an der Mitarbeitende entweder mit einem Code oder mittels eines NFC-Chips Zugang zu den Bürogebäuden erhalten. Im Eingangsbereich ist auf einer Leinwand einzusehen, welche Besprechungen und Veranstaltung am heutigen Tag stattfinden werden. Gleichzeitig befinden sich dort auch ein Wegbeschreibungssystem, dass es auch Besuchern erleichtert, die richtige Räumlichkeit zu finden.

Am Schreibtisch angekommen.

Nun kann es endlich zum Arbeitsplatz gehen. Jeder Mitarbeitende kann sich dabei flexibel einen Arbeitsplatz wählen. Ob ein Arbeitsplatz frei ist, wird durch eine farbliche LED-Leiste gekennzeichnet. Mithilfe der Schnellbuchung kann der Arbeitsplatz direkt am Display des Schreibtisches gebucht werden. Gleichzeitig hat der Mitarbeitende auch die Möglichkeit sich bereits am Vortag einen Tisch über eine Buchungs-App oder den Outlook-Kalender zu buchen. Sowohl am Display als auch in der App wählt der Mitarbeitende den Zeitraum, in welcher er den Schreibtisch benötigt. Benötigt er den Arbeitsplatz jedoch kürzer als erwartet, kann er diesen über das Display auch wieder vorzeitig freigeben. Gleichzeitig wird am Ende der Buchung die Stromzufuhr abgestellt und der Arbeitsplatz für den nächsten Mitarbeitenden freigegeben.

Bucht der Mitarbeitende den Tisch bereits im Voraus und nutzt ihn jedoch am angegebenen Tag nicht, so läuft die Buchung automatisch aus, wenn dieser am Arbeitsplatz nicht eincheckt. Über das Display am Schreibtisch kann der Mitarbeitende auch die Höhe des Schreibtisches verstellen oder sich eine zusätzliche Wärmequelle zuschalten. Die Höchsttemperatur kann dabei zentral geregelt werden.

Die erste Besprechung.

Im Laufe des Tages findet eine Besprechung mit Kolleginnen und Kollegen in einem klassischen Besprechungsraum statt.

Nachdem die Besprechung bereits von langer Hand über Microsoft Outlook geplant war, ist es vor der Besprechung nur noch notwendig, den Termin am Display des Besprechungsraumes zu bestätigen. Sobald in den Termin eingecheckt wurde, werden die Scheiben des Besprechungsraums undurchsichtig. So ist bereits aus der Ferne erkennbar, dass der Raum belegt ist. Gleichzeitig gibt es auch die Möglichkeit eine spontane Besprechung am Display zu buchen, wenn der Raum gerade zur Verfügung steht.

Während der Besprechung können mithilfe eines Displays im Besprechungsraum, bequem benötigte technische Geräte oder Snacks und Getränke bestellt werden, welche dann durch das Service-Team geliefert werden. Aber Achtung: Sie haben die Möglichkeit individuell zu konfigurieren, welche Services und Getränke für welchen Raum geordert werden können. Es gilt also vorher zu überlegen, in welchem Raum es den besten Kaffee gibt.

Durch individuell einstellbare Automatisierungsoptionen können beispielsweise Zeiten vorher definierten werden, in welchem Zeitraum der Termin am Display des Besprechungsraums bestätigt werden muss. Wird ein Termin nicht im vorher definierten Zeitraum bestätigt, wird der Besprechungsraum automatisch wieder freigegeben. Gleichzeitig kann aber der Termin auch kurzfristig verlängert werden, wenn der Raum im Anschluss nicht für ein anderes Meeting gebucht wurde.

Spontaner Besuch kommt.

Zurück am Schreibtisch erhält der Mitarbeitende eine Nachricht, dass ein spontaner Besuchender im Eingangsbereich auf ihn wartet. Dieser hat über die digitale Türklingel seinen passenden Ansprechpartner über den entsprechenden Button ausgewählt. Auf dem Weg zum Besuchenden, bucht der Mitarbeitende ein Quick-Event an einem mobilen Besprechungsraum direkt am Display. Mit der Buchung geht das Licht an und auch die Lüftung beginnt. Die Wände des mobilen Besprechungsraums lassen sich als Display zu verwenden und können somit zur Präsentation während des Gesprächs mit dem Besucher genutzt werden.

Die Nachbearbeitung des Gesprächs kann im mobilen Besprechungsraum mit dem Kunden vorgenommen werden, ehe es zurück an den Arbeitsplatz geht.

Der nächste Arbeitstag.

Kurz vor Ende des Arbeitstages gilt es dann den kommenden Arbeitstag zu planen. Dabei bucht sich der Mitarbeitende einen Schreibtisch im Büro und plant einen Video-Call mit weiteren Mitarbeitenden, die sich derzeit im Homeoffice befinden. Um jedoch ungestört zu sein, bucht er sich den mobilen Besprechungsraum.

Ein Tagesablauf im Büro kann mithilfe digitaler Gadgets weiter optimiert werden. Dabei gilt es bei der Implementierung einzelner Anwendung einiges zu beachten. Gerne können Sie sich in unser HXA Smart Office Demo für Microsoft Windows umsehen und einzelne Produkte testen.

Bei Fragen rund um das Smart Office  stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung. Machen Sie noch heute Ihren persönlichen Termin aus.