Arbeitszeit gleich Produktivität? 14 Tipps für mehr Produktivität am Arbeitsplatz.

Ganz einfach gehalten ist Effektivität das Maß der Zielerreichung und Effizienz das Verhältnis von Output und Input. Grundlegend hat Produktivität die gleiche Definition wie Effizienz. Allerdings wird Produktivität im alltäglichen Sprachgebrauch mit vielen anderen Worten synonym verwendet, z. B. Kreativität, Einfallsreichtum, Wirtschaftlichkeit oder Rentabilität.

Ist die vermeintliche Zeit, die wir auf Arbeit anwesend sind, auch wirklich Produktivzeit? Wie viel schaffen wir wirklich an einem 8-Stunden-Arbeitstag? Eines vorweg: Nur, weil wir mehr Stunden arbeiten, heißt das nicht, dass wir automatisch produktiver sind und mehr erledigen. Im Gegenteil – umso mehr wir arbeiten, weil wir dadurch vermeintlich mehr schaffen, desto unproduktiver und unkreativer werden wir.

Wenn man am Ende eines Arbeitstages darüber nachdenkt, wie viel man geschafft hat oder wie viel Zeit manche Aufgaben in Anspruch genommen haben, da fällt sicherlich auch auf, dass wir von acht Stunden nur vier oder fünf Stunden wirklich produktiv waren. Egal ob es Ablenkung durch andere Kollegen und soziale Netzwerke gibt, ob wir jeden Tag mehrere Meetings haben oder ob wir uns nicht richtig konzentrieren können, weil wir mit den Gedanken ganz woanders sind.

Das zeigt sehr deutlich, dass es fast unmöglich ist, acht Stunden am Stück hoch konzentriert und produktiv zu sein. Um dem so gut wie möglich entgegenzuwirken, haben wir einige Tipps für Sie, welche einen positiven Effekt auf die Produktivität haben.

1. Spaß an dem, was Sie tun.
Um wirklich produktiv arbeiten zu können, sollte man Spaß an seiner Arbeit haben. Was bewirkt es, wenn man sich zu jeder Aufgabe überwinden muss und sich dadurch nicht von der Stelle bewegt. Grundlegend sollte also der Spaß an der eigenen Arbeit vorhanden sein, damit eine produktive Arbeit zustande kommt.

2. Produktivität kann man nicht erzwingen.
Der Feierabend ist in noch eine Stunde entfernt, die Produktivität ist weg und scheint auch nicht so schnell wiederzukommen? Auch unser Produktivitätskonto wird einmal leer und unser Gehirn ist nicht mehr dazu in der Lage etwas Brauchbares zu produzieren. In diesem Fall sollte es nicht schaden einmal eher Feierabend zu machen, abzuschalten und die Reserven wieder aufzufüllen.

3. Braucht es immer Perfektion?
Die Bearbeitung von Aufgaben und Projekten sollten auf jeden Fall gewissenhaft erledigt werden aber nicht in übereifrige Perfektion ausufern. Detailverliebtheit ist an manchen Stellen gut, sollte aber dosiert genutzt werden, um nicht unter Zeitdruck zu geraten. Aus diesem Grund sollte jeder nach besten Wissen und Gewissen arbeiten und selektiven Perfektionismus anwenden. Das heißt, die Aufgaben perfekt abzuschließen, bei denen es sich wirklich lohnt und das Ergebnis zählt, z. B. eine Kunden- oder Investorpräsentation. Natürlich kann auch das Weiterführen und Verbessern eines bestehenden Prozesses zur Perfektion gelangen, indem man mit dem gesamten Team immer wieder überprüft, wie es optimiert werden kann.

4. Klare Ansagen.
Es ist wichtig Grenzen zu setzen. Ihr Schreibtisch quillt vor Aufgaben über? Dann nehmen Sie Ihren Kollegen nicht zusätzlich jede Kleinigkeit ab, auch wenn Sie es gerne tun würden. Sagen Sie auch einmal „Nein“. So schaffen Sie Ihre Aufgaben und haben Platz für Neues.

Wer seine persönliche Meinung mitteilt, sorgt für kurze Entscheidungsprozesse und ist im Nachhinein glücklicher mit der getroffenen Entscheidung, weil er daran mitgewirkt hat und seine Wünsche berücksichtigt wurden.

5. Endlose Diskussionen vermeiden.
Wie im vorherigen Punkt schon angesprochen sollten Sie Ihre Meinung sagen. Allerdings sollten Sie es auch akzeptieren, wenn Sie einmal im Unrecht liegen und stattdessen Ihr Kollege im Recht ist. Denn es gilt: Auch andere dürfen Recht haben. Respekt und Selbstreflexion sollten deshalb am Arbeitsplatz nicht fehlen.

6. Produktivitätskiller Meeting.
Meetings können zu echten Zeitfressern werden. Teilweise wissen die Meetingteilnehmer nicht, welches Ziel das Meeting haben soll, wie der Ablauf ist oder erscheinen vollkommen unvorbereitet. Da diese Faktoren nicht zielführend sind und das Meeting nur künstlich in die Länge ziehen, ist es verständlich, das viele dabei gelangweilt, genervt oder frustriert sind. Um die Besprechungen einzukürzen, setzen Sie einfach weniger Zeit dafür an. So gibt es einen kleinen Druck die Agenda zügig abzuarbeiten. Um unproduktive Phasen zwischen Meetings zu vermeiden, sollten die Meetings direkt hintereinander geplant oder mit einer angemessen großen Arbeitsspanne geplant werden.

Ein weiterer Zeitfresser in Bezug auf Meetings ist die falsche Meetingplanung. Es werden "Geister-Meetings" geplant, zu denen keiner erscheint und der Besprechungsraum demzufolge leer steht. Diese Planungsfehler entstehen z. B. wenn der Gastgeber des Meetings nicht mehr im Unternehmen arbeitet und die  Meetings nicht storniert und neu geplant werden.  Dadurch haben andere Mitarbeiter keine Möglichkeit den Raum zu nutzen, da sie nicht wissen, dass dieser leer steht.

Daher empfehlen wir für die effektive Meetingplanung und –buchung die HXA Room Calendar Display App. Sie können aus dem Outlook heraus Ihre Besprechung buchen und bei nicht ausreichender Zeit, die Besprechung einfach verlängern.

7. E-Mails organisieren.
E-Mails sind ein weiterer Produktivitätskiller. Ständig zeigt das Postfach neue Nachrichten an. Schnell werden diese bearbeitet und plötzlich ist der Arbeitstag vorbei und alle anderen Aufgaben sind liegen geblieben. Eine Möglichkeit die E-Mail-Flut in den Griff zu bekommen, ist z. B. das Postfach nur drei- bis viermal täglich zu öffnen und alles gesammelt abzuarbeiten. Eine andere Idee ist die Einrichtung von Postfachregeln. Dadurch wird E-Mail sofort beim Eintreffen dem richtigen Ordner zugeordnet und Sie erhalten einen besseren Überblick. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem eBook "Tipps für mehr Ordnung in Ihrem Postfach".