Company Merge: Microsoft Teams

Die Migration beziehungsweise das Zusammenführen von unterschiedlichen Microsoft Tenants (bspw. aufgrund einer Unternehmenszusammenführung) wird durch das von Microsoft bereitgestellte Migrationstool weitestgehend gut abgedeckt. Jedoch gibt es einige Herausforderungen, insbesondere, wenn es um die Übertragung von Meetings und deren Online-Meeting-Links geht. In einem komplexen Unternehmensumfeld, in der Klarheit in der Kommunikation entscheidend ist, ist es unerlässlich, dass Termine korrekt migriert werden. Dies stellt sicher, dass sowohl Mitarbeitende als auch externe Teilnehmende auf dem richtigen Stand sind und zuverlässig auf geplante Besprechungen zugreifen können. Ohne eine gewissenhafte Übertragung kann Verwirrung entstehen, wenn Teilnehmende mit veralteten oder ungültigen Links konfrontiert werden. Auf dieses Problem sind wir durch mehrere Migrationen aufmerksam geworden und möchten in diesem Artikel näher auf diese Problematik eingehen.

Das Problem.

Wenn unterschiedliche Microsoft Tenants zusammengeführt werden, zum Beispiel bei einem Zusammenschluss mehrerer Firmen, migriert das Migrationstool von Microsoft alle Termine aller Nutzer automatisch. Es ersetzt die Teilnehmer des alten Tenants mit denen des neuen Tenants im Termin eines Kalenders im neuen Tenant. Der Teilnehmer eines Termins „mmuster@beispiel1.de“ wird also automatisch zum Teilnehmer „mmuster@beispiel2.de“ im Kalender des neuen Tenants. Für Termine ohne Online-Meeting funktioniert dies auch problemlos. Bei Terminen mit Online-Meeting jedoch wird der Teams Online-Meeting-Link einfach mitkopiert und zeigt somit auf den alten Tenant. Dies führt dazu, dass Besprechungen nicht stattfinden können.

Die Lösung.

Die Lösung ist sowohl einfach als auch kompliziert. Um einen aktuellen Meeting-Link zu erhalten, muss der Termin ganz einfach neu erstellt werden. Von Nutzern zu erwarten, dies selbstständig zu tun, funktioniert eventuell bei wenigen Terminen. Bei vielen Terminen wird es jedoch schnell unübersichtlich. Eine automatisierte Lösung ist hierfür also der beste Weg. Über die EWS-API, die Schnittstelle zum lokalen Exchange Server, und die Graph-API, die Schnittstelle für Microsoft Cloud-Produkte, können einfach automatisch alle Termine im alten Tenant ausgelesen und im neuen Tenant erstellt werden. Hierbei müssen nur noch alle Teilnehmer so angepasst werden, dass ihre richtige, neue E-Mail-Adresse verwendet wird. Des Weiteren ist auf Zeitzonen, das richtige Löschen der alten Termine und gegebenenfalls das Hinzufügen eines Hinweistextes für die Nutzer zu achten. Dies macht das Ganze komplizierter, als man zunächst vermutet. Gute Kenntnisse der EWS- und Graph-API sind ebenfalls notwendig, um diese Automatisierung zu verwirklichen.

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