Darum ist es wichtig, Exchange-Ressourcen auszuwerten.

Die Nutzung von Exchange-Ressourcen in Unternehmen hat sich zu einem zentralen Bestandteil entwickelt. Doch die einfache Einrichtung eines Exchange-Servers reicht nicht aus, um das volle Potenzial dieser Ressourcen auszuschöpfen. Die kontinuierliche Auswertung und Analyse dieser Ressourcen sind von entscheidender Bedeutung, um einen reibungslosen Betrieb und optimale Leistung zu gewährleisten.

Das sind Exchange Ressourcen.

Ein Administrator kann in Microsoft Exchange zwei Arten von Ressourcen verwalten: Eine Ressource in Microsoft Exchange kann entweder ein Raumpostfach oder ein Gerätepostfach sein.

Ein Raumpostfach ist ein Ressourcenpostfach, das zum Beispiel ein Konferenzraum oder ein Arbeitsplatz sein kann. Wenn das Raumpostfach erstellt wurde, kann die Ressource einfach gebucht werden, indem sie die Ressource in der Besprechungsanfrage speichern.

Das Gerätepostfach wird einer Ressource zugewiesen und ist NICHT standortspezifisch. Ein Gerätepostfach ist beispielsweise ein Mikrofon oder ein Firmenwagen. Man kann auch das EAC und das Exchange Online PowerShell verwenden, um ein entsprechendes Postfach zu erstellen oder Eigenschaften zu ändern.

Weitere Informationen, wie Raumpostfächer erstellt werden, Exchange PowerShell zum Erstellen eines Raumpostfaches verwendet werden und wie man Buchungsoptionen erstellt, kann bei Microsoft Learn nachgelesen werden.

Einstellungen in den Ressourcen.

Um zu wissen, was ausgewertet werden kann, ist es wichtig, zu wissen, welche Einstellungen in den Ressourcen vorgenommen werden können.

Neben der Benamung der Ressource (z.B. für einen Raum ‚Dresden‘), dem Ort, an dem die Ressource ist (z.B. Hohenstein-Ernstthal) und der Kapazität (z.B. 10 Personen), kann eingestellt werden, ob Buchungsanfragen automatisch angenommen oder abgelehnt werden dürfen, wenn der Raum frei ist. Zudem können Stellvertretungen ausgewählt werden, die Buchungsanfragen annehmen oder ablehnen können.

Eine weitere Einstellung ist die Möglichkeit der Zulassung von Besprechungsterminen. Dies kann vor allem Sinn bei beispielsweise Räumen sein, in den regelmäßige Meetings stattfinden. Den verschiedenen Ressourcen können auch Personenkreise zugeordnet werden. Das bedeutet: Nicht jeder darf alle Ressourcen buchen bzw. hat nur eingeschränkte Möglichkeiten. Weitere Optionen sind in diesem Zusammenhang auch die Planung ausschließlich innerhalb der Arbeitszeiten und die maximale Vorlaufszeit und Dauer zu definieren.

Darum ist es sinnvoll Microsoft Ressourcen ausgewertet.

Eine regelmäßige Auswertung von Exchange-Ressourcen kann dazu beitragen, ineffiziente Prozesse zu identifizieren und zu optimieren. Durch die Analyse von Leistung, Auslastung und Mustern können Engpässe erkannt und behoben werden. Dies trägt zur Verbesserung der Gesamteffizienz bei.

Die Auswertung von Exchange-Ressourcen ist auch für die Kosteneffizienz von Unternehmen entscheidend. Durch eine Auswertung wird beispielsweise ersichtlich, welche Arbeitsplätze und Räume wann genutzt werden und man kann dadurch ungenutzte Flächen identifizieren. Dadurch wird es möglich, dass man Ressourcen, wie Räume oder Arbeitsplätze basierend auf deren Nutzung optimiert. Unternehmen können dadurch Kosten senken und die vorhandenen Ressourcen effektiver nutzen.

Praxisnahes Anwendungsbeispiel.

Wenn wir nun annehmen, dass wir im Büro Desksharing anbieten und Räume buchen können. Die Arbeitsplätze, die durch Desksharing gebucht werden können, und die buchbaren Räume sind als Ressource in Microsoft Exchange oder Microsoft Office 365 hinterlegt. Wir haben nun Außendienstmitarbeitende mit Dienstwagen. Die Besteuerung der Fahrt in das Büro wird anders besteuert, wie andere, beispielsweise private Fahrten. Nun ist es möglich mithilfe einer PowerShell-Anfrage herausfinden, wann der Außendienstmitarbeitende im Büro war, da er sich eine Ressource (Arbeitsplatz oder Raum) gebucht hat. 

Im zweiten Beispiel soll es nun darum gehen, dass Parkplätze gebucht werden. Die einzelnen Parkplätze sind auch als Ressource mit einem bestimmten Preis hinterlegt. Durch die Auswertung der Ressource über PowerShell wird es auch möglich, dass dies in die Rechnungsverwaltung mit integriert werden.

Ein weiteres Anwendungsbeispiel ist durch eine Auswertung zu erkennen, wann welcher Raum mit wie vielen Teilnehmenden ausgelegt wird. Durch die Auswertung ist es möglich, dass die Auslastung einzelner Räume optimiert werden kann und Räume passend der Teilnehmendenzahl und Technikwünsche genutzt wird. In der Auswertung kann deutlich werden, dass beispielsweise ein Raum, der eigentlich 20 Personen fasst, immer nur mit 5 Personen genutzt wird, während ein Raum mit einer Kapazität von 6 Personen immer frei ist. Hier gilt es sich zu überlegen, welche Möglichkeiten man Mitarbeitenden zur Verfügung stellt, um eine bessere Raumnutzung zu gewährleisten.

So können Microsoft Ressourcen ausgwertet werden..

Die Auswertung der Microsoft Ressourcen kann je nach den spezifischen Anforderungen unterschiedlich sein. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ressourcen in Microsoft Exchange auswerten können. Zunächst möchten wir auf die Auswertung von Gerätepostfächer eingehen:

• PowerShell: Verwenden PowerShell-Befehle, um Informationen über Gerätepostfächer abzurufen. Mit Cmdlets wie Get-Mailbox und spezifischen Parametern wie -RecipientTypeDetails können Sie Gerätepostfächer identifizieren und Eigenschaften dieser Postfächer anzeigen. Das PowerShell lässt sich auch in PowerBI integrieren, sodass man zum gewünschten Zeitpunkt immer wieder neue Auswertungen erhält.
  
• Exchange-Verwaltungskonsole (EAC): Im Exchange Admin Center können Sie unter den Postfachfunktionen nach Gerätepostfächern suchen und Informationen über diese Postfächer anzeigen.
• Überwachungstools und Protokollierung: Verwenden Sie Überwachungstools oder Protokolle, um Aktivitäten von Gerätepostfächern zu überwachen. Exchange generiert Protokolldateien, die Informationen über die Nutzung und Aktivitäten von Postfächern enthalten.

Fazit.

Die Auswertung von Exchange-Ressourcen ist von entscheidender Bedeutung, um die Leistungsfähigkeit, Sicherheit, Effizienz und Kosteneffizienz von Unternehmenskommunikation und -datenverwaltung zu optimieren. Ein fortlaufendes Monitoring und regelmäßige Analysen ermöglichen es Unternehmen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, um eine reibungslose und effektive Nutzung dieser Ressourcen sicherzustellen.

Eine proaktive Herangehensweise an die Auswertung von Exchange-Ressourcen kann langfristig dabei helfen, die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und die Unternehmensziele effizienter zu erreichen.