Im vergangenen Blogartikel haben wir erläutert, dass der Mitarbeitende in den Mittelpunkt bei der Einführung eines Smart Office gestellt werden muss. Mit der Einführung eines Smart Office müssen jedoch auch weitere, neue Herausforderungen gemeistert werden. Um die Einführung erfolgreich zu meistern, muss ein Projektteam gebildet werden, das die Rahmenbedingungen für ein Smart Office absteckt und eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Smart Office ermöglicht. Doch wer sollte Teil des Projektteams sein?

Beteiligte am Projekt 'Smart Office'.

Diese Personen sind am Projekt Smart Office beteiligt:

• Geschäftsleitung und Führungsebene:
  Um das Projekt ‚Smart Office‘ erfolgreich umzusetzen, ist es essentiell, dass die Geschäftsleitung und die Führungsebene nicht nur am Projekt beteiligt und vollumfänglich über dieses informiert sind, sondern auch zu 100% dahinterstehen. Nur wenn auch die Geschäftsleitung dahinter steht, können die Mitarbeitend überzeugend dazu angehalten werden auch das Projekt mitzutragen. Denn letztendlich muss auch der Mitarbeitende von Beginn an mitgenommen werden.
• IT-Experten:
  Um smarte Technologien im Büro implementieren zu können, sind IT-Experten ein wesentlicher Bestandteil des Projektteams. Sie haben die technische Kompetenz und können Auskunft geben, ob Tools und Technologien im Unternehmen eingebettet werden können. Zudem sind IT-Experten auch dafür verantwortlich, dass alle notwendigen Technologien und Tools zur Verfügung stehen und dass alle Teammitglieder in der Lage sind, diese Technologien effektiv zu nutzen.
• HR-Experten:
  Durch die neuen Anforderungen aufgrund des hybriden Arbeitens und neuer Technologien in Unternehmen stellt dies auch die HR-Experten und die Personalabteilung für neue Herausforderungen. Die Personalabteilung muss sicherstellen, dass die Arbeitsbedingungen nicht nur fair, sondern auch gerecht sind. Hierbei gilt es auch in den Fokus zu stellen, dass niemand diskriminiert wird – egal, ob dieser von zuhause oder im Büro arbeitet. Es sollten somit neue Kommunikationswege wie die Telefonie über VoIP oder auch Videokonferenztools mit einer Kollaborationsmöglichkeit und Tisch- und Raumbuchungssysteme implementiert werden. Der Fokus der HR-Experten sollte dabei darauf liegen, dass die Bedürfnisse der Mitarbeitenden im Fokus liegen und von überall buchbar sein können. Dabei kann es hilfreich sein, auch den Mitarbeitenden zu befragen. (zum Download der Befragung)
• Gebäude- und Facilitymanager:
  Nachdem eine neue und hybride Arbeitsumgebungen auch Umstrukturierungen im Gebäude mach sich ziehen, ist es wesentlich, dass auch Gebäudemanager im Projekt mit eingebunden werden. Gebäude- und Facilitymanager wissen am Besten, wie das Gebäude aufgebaut ist, wo welche Kabel verlegt sind oder wie neue Arbeitsumgebungen bestmöglich in den Büroflächen des Unternehmens integriert werden können. Gleichzeitig können sie helfen, Bauunternehmen oder auch Architekten auszuwählen und diese zu überwachen. Gebäude- und Facilitymanager können zudem sicherstellen, dass alle geltenden Vorschriften und Standards eingehalten werden.
• Controller und Finanzexperten:
  Auch Controller und Finanzexperten sind ein wesentlicher Bestandteil des Projekts. Sie stellen sicher, dass das Projekt innerhalb des Budgets bleibt. Sie haben im Projekt zudem auch die Aufgabe, dass die Kosten für die Infrastruktur und die Technologie angemessen sind und das Projektteam entsprechende finanzielle Ressourcen erhält, damit diese das Projekt erfolgreich vollenden können.
• Datenschutz- und Datensicherheitsbeauftragter:
  Bei der Einführung neuer Technologien ist es auch notwendig, dass Datenschutz- und Datensicherheitsbeauftragte einen Blick darauf werfen und kritisch betrachten. Auch eine hybriden Arbeitsumgebung und ein offenes Bürokonzept gilt aus datenschutzrechtlicher und datensicherheitstechnischer Perspektive zu betrachten. Dabei spielen vor allem Abteilungen eine tragende Rolle, die mit besonders sensiblen Daten arbeiten.
• Betriebsrat:
  Bei der Einführung neuer Technologien und einer hybriden Arbeitswelt ist es wesentlich, dass auch der Betriebsrat als Vertreter der Arbeitnehmenden mit einbezogen wird und Mitspracherecht hat. Dennoch sollten auch die Mitarbeitenden befragt und in den Mittelpunkt gestellt werden. Dies haben wir bereits im vorangegangen Blogartikel ausführlich erläutert.
• Mitarbeiter-Engagement-Spezialist:
  Um die Mitarbeitenden eines Unternehmens bestmöglich im Projekt miteinzubeziehen, ist es essentiell, dass auch ein Mitarbeitenden-Engagement-Spezialist mit eingebunden wird. So kann sichergestellt werden, dass die Bedürfnisse der Mitarbeitenden nicht außer Acht gelassen und der Anforderungen berücksichtigt werden.
• Change-Management-Spezialist:
  Ein Change-Management-Spezialist hilft bei der Planung und Umsetzung der einzelnen Projektschritte und stellt sicher, dass der Prozess reibungslos verläuft. Gleichzeitig obliegt es ihm oder ihr die Mitarbeitenden dahingehend zu schulen, sodass das Konzept effektiv genutzt werden kann.
• Externe Berater:
  Ein externer Berater kann dem Projektteam zusätzliche Ressourcen und Expertise zur Verfügung stellen und gleichzeitig neue Ideen einbringen. Durch einen externen Berater wird es möglich, dass dieser mit einer neuen Perspektive einen anderen Blick auf das Unternehmen erhält und somit die Herausforderungen besser gestemmt werden können.

Fazit.

Wie die Zusammensetzung des Projektteams im Detail aussieht, hängt nicht nur von der Größe und der Komplexität des Projekts ab, sondern auch von der Unternehmensstruktur. Jedoch sollten alle notwendigen Kompetenzen und Fähigkeiten im Projektteam vertreten sein. Denn letztendlich kann nur so sichergestellt werden, dass das Projekt erfolgreich ist.