bei der Einführung neuer Technologien im Büro, wie die Buchung von automatisierten Schreibtischen über eine App, gilt es zahlreiche Schritte zu beachten.Einen Ausschnitt an Prozessschritten zeigen wir Ihnen in unserem Blogartikel. 

Schritt #1: Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe analysieren.

Vor der Einführung neuer Technologien in die Office-Landschaft hinzu einem Smart Office, macht es erforderlich, dass bestehende Prozesse und Arbeitsabläufe analysiert werden, um sicherzustellen, dass diese auch weiterhin reibungslos funktionieren.

In die Analyse fallen unter anderem:

• Arbeitsläufe: Bei der Einführung neuer Technologien auf dem Weg in Richtung Smart Office gilt es alle Arbeitsabläufe zu analysieren. In der Analyse sollte bedacht werden, wo es mögliche Engpässe oder Verzögerungen bei der Einführung neuer Technologien kommen kann und wo Arbeitsabläufe verbessert werden müssen.
• Kommunikation: Im Smart Office muss auch die Kommunikation näher betrachtet werden. In die Analyse fallen unter anderem die Identifizierung und Optimierung von Schwachstellen und die Einführung von Kollaborationstools mit der Möglichkeit von Videokonferenzen und Chats (z.B. Microsoft Teams)
• Datenmanagement: Mit der Analyse des derzeitigen Datenmanagements kann festgestellt werden, wie Datenspeicherung sowie deren -verarbeitung verläuft und gegebenenfalls mit neuen Technologien versehen werden müssen. Datenschutz und Datensicherheit müssen in diesem Zusammenhang auch betrachtet werden.
• Wohlbefinden: Mit der Einführung von Technologien kann das Wohlbefinden der Mitarbeitenden gesteigert werden. Buchbare Rückzugsorte mithilfe einer Raumbuchungslösung, smarte Schreibtische mit integrierter Heizung und Höhenverstellung oder ergonomische Stühle sind nur ein Ausschnitt an Möglichkeiten.

Nur wenn Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe analysiert und optimiert werden, kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeitende optimal zusammenarbeiten können.

Schritt #2: Anforderungen an den Arbeitsplatz definieren.

Um die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu gewährleisten, sind klare Richtlinien bedeutend. Hierzu gehören unter anderem Anforderungen zum Arbeitsplatz und die Verfügbarkeit der IT-Infrastruktur.

Die Anforderungen können je nach Art der Tätigkeit, Branche, Unternehmenskultur oder Mitarbeitendenbedürfnissen unterschiedlich sein. Auch die Faktoren variieren stark. Folgende Faktoren gilt es zu berücksichtigen:

• Sicherheit
• Ergonomie
• Technologie und Ausrüstung
• Arbeitszeit und -modell
• Entwicklungsmöglichkeiten
• Zusammenarbeit und Kommunikation

Stellen Sie sicher, welche Anforderungen Sie als Unternehmen haben und welche Bedürfnisse Ihre Mitarbeitenden haben. Eine Mitarbeitendenbefragung kann helfen, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeitenden erfüllt werden. Bei der Erstellung der einzelnen Fragen für die Mitarbeitendenbefragung sollten Sie jedoch sicherstellen, dass sie auch nur diese stellen, die für Ihre Umstrukturierung von Bedeutung sind. Definieren Sie somit zunächst im Projektteam, welche Teile im Unternehmen von der Umstrukturierung betroffen sind.

Schritt #3: Richtlinien und Prozesse entwickeln.

Im Rahmen des hybriden Arbeitens und der Umstrukturierung im Büro ist es unabdingbar, dass Richtlinien entwickelt werden und Prozesse optimiert oder auch digitalisiert werden. Davon betroffen sind jene, die die Arbeit organisieren, verwendete Tools und Technologien oder auch die Zusammenarbeit im Team.

Im Detail sind es folgende Bereiche:

• Kommunikation
  • Telefonie: Wie kann ich gewährleisten, dass ich über meine klassische Bürotelefonnummer auch zuhause oder auf einer Workation erreichbar bin ohne die Rufnummer umzuleiten? (Lösungsmöglichkeit: VoIP)
  • Mail: Inwieweit müssen Anpassungen im Mailverkehr oder dem dazugehörigen Kalender vorgenommen werden? (z.B. Archivierung, Kalenderpflege, Integrationen von Ressourcen)
  • Fax: Wenn Sie noch ein klassisches Fax besitzen, gilt es spätestens bei der Einführung des hybriden Arbeitens einer Alternative Ausschau zu halten. Eine datenschutzkonforme Fax-to-Mail-to-Fax-Lösung kann die passende Lösung sein.
  • Projekt: Wie soll die Kommunikation in Projekten (intern und nach außen) erfolgen? (ausschließlich in Sitzungen, über digitale Team in einem Kollaborationstool, Chats)
  • interne und externe Post: Wie soll zukünftig die interne und externe Post an den Mitarbeitenden weitergeleitet werden?
• Dokumente und Akten
  • Wie kann gewährleistet werden, dass Mitarbeitende auf Akten und Dokumenten zugreifen können?
  • Welche Anforderungen gibt es?
  • Wie sieht soll es mit der Archivierung aussehen?
• Rechnungsverwaltung:
  • Wie soll zukünftig die Rechnungsverwaltung aussehen, wenn nicht alle im Büro vor Ort sind?
  • Inwieweit sind hier bereits Tools und Prozesse zur digitalen Rechnungsverwaltung im Unternehmen implementiert?
  • Welche Anforderungen gibt es an die digitale Rechnungsverwaltung?

Dies ist nur ein Ausschnitt an Fragen, die man sich im Projektteam stellen sollte. Denn letztendlich gibt es neben der Kommunikation, Rechnungsverwaltung oder auch den Akten und Dokumenten noch weitere Prozesse, die hier digitalisiert werden müssen. In unserem Check Up finden Sie zahlreiche weitere Punkte, auf die Sie achten müssen. Mit zahlreichen Fragen, die Sie sich im Projektteam stellen können, helfen wir Ihnen die passende Lösung zu finden.

Schritt #4: IT-Infrastruktur implementieren.

Die Grundvoraussetzung für das effiziente und effektive Zusammenarbeiten im Büro und außerhalb ist die passende IT-Infrastruktur. Neben der Implementierung von Cloud-basierten Tools, kollaborativen Tools oder auch Videokonferenzsystemen gehören hier auch Schreibtisch- oder Raumbuchungssystem dazu. Dabei gilt es die vorher definierten Anforderungen nicht außer Acht zu lassen.

Schritt #5: Mitarbeitende schulen.

Damit alle Mitarbeitenden wissen, wie diese mit den neuen Technologien, Prozesse und Tools umgehen dürfen, ist es unabdingbar, dass diese geschult werden.

Es empfiehlt sich in diesem Zusammenhang unterschiedliche Schulungen für die Mitarbeitenden anzubieten. Denn letztendlich sind nicht alle Tools und Prozesse für jeden Mitarbeitenden von gleicher Relevanz. Durch unterschiedliche Schulungen stellen Sie sicher, dass keine wesentlichen Daten verloren gehen.

Schritt #6: Überprüfung und Anpassung.

Um immer auf dem neuesten Stand der Technik zu sein und die Arbeitsläufe auch weiterhin effektiv und effizient zu gestalten, gilt es immer wieder die aktuelle Soft- und Hardware zu überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Fazit.

Die einzelnen aufgeführten Prozessschritte stellen eine allgemeine Übersicht dar. Letztendlich erfordert das hybride Arbeiten und die Einführung smarter Technologien im Unternehmen eine detaillierte und umfangreiche Planung. Smart Desk, Desk Sharing, Raumbuchung und das flexible Arbeiten von unterschiedlichen Orten haben unterschiedliche Anforderungen und Herausforderungen, die eine sorgfältige Planung erfordern und die spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen der Branche, des Unternehmens und der Mitarbeitenden gerecht werden müssen.

Gerne stehen wir Ihnen hierzu für eine kostenfreie Erstberatung zur Verfügung. Machen Sie noch heute einen Termin aus.