Datenschutzproblematik bei der Verwendung von Copilot in Microsoft 365.

Die Integration von KI-Tools wie Microsoft Copilot in die Arbeitsabläufe von Unternehmen bringt zweifellos zahlreiche Vorteile mit sich, wirft jedoch auch datenschutzrechtliche Bedenken auf. Insbesondere bei der Nutzung vonMicrosoft Copilot ergeben sich verschiedene Fragestellungen bezüglich der Datenverarbeitung und vertraglichen Ausgestaltung, die Unternehmen im Auge behalten sollten.

Die Datenschutzproblematik bei Nutzung des Microsoft Co-Pilot.

Die vertragliche Ausgestaltung durch Microsoft spielt eine zentrale Rolle in Bezug auf den Datenschutz. Obwohl Microsoft versichert, dass der Copilot kein Training durch Kundendaten erfährt, fehlt dieses Versprechen in den verbindlichen Supplemental Terms und im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Ein weiterer Punkt, der Aufmerksamkeit erfordert, ist die Klausel im AVV, die Microsoft das Recht einräumt, Diagnose- und Metadaten zu eigenen Zwecken zu verarbeiten.

Die Tatsache, dass diese Lücke nicht durch zusätzliche Vereinbarungen geschlossen wurde, wirft Zweifel an der Einhaltung des Datenschutzversprechens durch Microsoft auf. Die Verarbeitung von Daten durch Microsoft für eigene Zwecke bleibt somit nicht vollständig ausgeschlossen.

Die Datenschutzproblematik bei Nutzung des Microsoft Co-Pilot.

Verarbeitungstätigkeiten durch Copilot und Datenschutzmaßnahmen. Die konkrete Verarbeitung durch Copilot muss nicht nur vertragstechnisch, sondern auch datenschutzrechtlich betrachtet werden. Die Bündelung sämtlicher Informationen der Nutzer in der Microsoft Cloud stellt ein potenzielles Datenschutzrisiko dar. Microsoft hat zwar Maßnahmen ergriffen, um dieses Risiko zu minimieren, wie die logische Trennung von Kundeninhalten und strenge physische Sicherheitsmaßnahmen. Dennoch liegt die Hauptverantwortung zur Risikominderung bei der jeweiligen Organisation. Um unberechtigten Zugriff zu verhindern, ist eine wirksame Berechtigungskonzeption erforderlich. Insbesondere im Umgang mit sensiblen Daten gemäß der DSGVO sollte die Organisation sicherstellen, dass Copilot nur auf die Daten zugreift, für die entsprechende Berechtigungen vorliegen.

Im Zusammenhang mit dem Co-Pilot ist unter anderem der Art 9 DSGVO zu betrachten. Der Art. 9 DSGVO bezieht sich auf besonders schützenwerte Kategorien, auf die der Copilot zugreifen kann.

Empfehlungen für den datenschutzkonformen Einsatz von Copilot.

Trotz der Datenschutzbedenken können Unternehmen den Microsoft Copilot nutzen, vorausgesetzt, sie ergreifen die folgenden, notwendigen Maßnahmen: 

• DSGVO-Dokumentation: Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses und Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung.
• Berechtigungskonzept: Strikte Umsetzung des Need-to-Know-Prinzips für Copilot-Nutzer.
• IT-Sicherheitsmaßnahmen: Vor der Implementierung von Copilot sollte die Datensicherheitslage des Unternehmens bewertet werden.
• Mitarbeiterschulungen: Schulungen zur sicheren Nutzung von Microsoft 365 und Copilot, um fehlerhafte Entscheidungen zu vermeiden.

Fazit.

Die Verwendung von Microsoft Copilot bringt zweifellos Datenschutzrisiken mit sich, die von Microsoft klargestellt werden müssen. Unternehmen sollten jedoch nicht von der Kritik abgeschreckt werden, sondern die Möglichkeit eines datenschutzkonformen Einsatzes im Einzelfall prüfen. Durch eine umfassende Berechtigungsstrategie und technische Sicherheitsmaßnahmen kann das Risiko minimiert werden, während die potenziellen Vorteile von Microsoft Copilot, wie Kosteneinsparungen, nicht außer Acht gelassen werden sollten.