Hybride Meetings sind zu einem wichtigen Instrument für Unternehmen und Organisationen geworden, um mit ihrem Team und Kund*innen in Kontakt zu bleiben und effektiv zu kommunizieren. In diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps, wie hybride Meetings gelingen können.

Schaffen Sie klare Regeln und Erwartungen.

Es ist wichtig, klare Regeln und Erwartungen für hybride Meetings zu schaffen, damit alle Teilnehmende wissen, was von ihnen erwartet wird. Diese Regeln sollten Themen wie Pünktlichkeit, Umgang mit Störungen und Hintergrundgeräuschen, Einsatz von Video und Audio und die Möglichkeit zur Interaktion abdecken. Stellen Sie sicher, dass diese Regeln klar kommuniziert und von allen Teilnehmenden verstanden werden.

Kommunizieren Sie klar und deutlich.

Eine klare Kommunikation ist für hybride Meetings unerlässlich und der Schlüssel zum Erfolg. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmende vorab über die Einzelheiten des Meetings informiert werden, einschließlich des Zeitplans, des Zwecks, der Tagesordnung und des technischen Setups. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Teilnehmende wissen, wer spricht und wer zuhört. Dazu kann es hilfreich sein, eine klare Struktur im Meeting vorzugeben, beispielsweise wer als Nächster sprechen wird. Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass alle Teilnehmende in der Lage sind, ihre Fragen und Kommentare klar und deutlich zu äußern, um Missverständnisse zu vermeiden.

Schaffen Sie eine inklusive Umgebung.

Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer während des hybriden Meetings gleichbehandelt werden. Dies umfasst die Möglichkeit für Remote-Teilnehmende, sich zu Wort zu melden und an Diskussionen teilzunehmen. Auch sollten visuelle Hilfsmittel wie Präsentationen und Schaubilder gemeinsam genutzt werden, um eine vollständige Teilhabe zu ermöglichen.

Bereiten Sie sich auf das Meeting vor.

Die Vorbereitung und Organisation des Meetings ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Es ist wichtig, dass alle Teilnehmende vorab über das Meeting informiert werden und die Möglichkeit haben, ihre Bedürfnisse und Anforderungen zu kommunizieren. Hierzu gehört beispielsweise die Festlegung der Agenda, die Vorlage relevanter Dokumente und Unterlagen sowie die Koordination von technischen Einrichtungen. Die Teilnehmenden sollten zudem über die genauen Einzelheiten des Meetings informiert sein.

Planen Sie Pausen ein.

Hybride Meetings können für Remote-Teilnehmende anstrengend sein, insbesondere wenn diese über einen längeren Zeitraum konzentriert vor einem Bildschirm sitzen müssen. Planen Sie regelmäßige Pausen ein, um allen Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich zu strecken, eine Pause einzulegen und sich zu erholen.

Verwenden Sie die richtige Technik.

Ein gutes technisches Setup ist für hybride Meetings unerlässlich. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine schnelle und zuverlässige Internetverbindung verfügen. Testen Sie die Technik vor dem Meeting, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert. Wählen Sie eine Plattform (z.B. Microsoft Teams) für das Meeting, die für alle Teilnehmende zugänglich ist und für einen reibungslosen Ablauf sorgt.

Fördern Sie die Engagement und Inklusion.

Für ein hybrides Meeting ist von Bedeutung, dass alle Teilnehmer während des hybriden Meetings aktiv beteiligt sind. Ermutigen Sie auch die Teilnehmenden, die aus dem Homeoffice daran partizipieren, Fragen zu stellen und an Diskussionen teilzunehmen. Verwenden Sie auch Interaktionstools wie Abstimmungen oder Umfragen, um alle Teilnehmer einzubeziehen und Feedback zu erhalten.

Dokumentieren Sie die Ergebnisse.

Die Nachbereitung eines Meetings ist genauso wichtig wie die Vorbereitung. Dabei gilt es alle relevanten Informationen und Beschlüsse des Meetings zu dokumentieren. Lassen Sie die Dokumentation den Teilnehmenden zukommen, um zu gewährleisten, dass alle auf dem gleichen Stand sind und dass die Beschlüsse auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nachvollziehbar sind.

Fazit.

Insgesamt sind hybride Meetings eine großartige Möglichkeit, um Teams über große Entfernungen hinweg zusammenzubringen. Wenn Sie sicherstellen, dass Sie klar kommunizieren, ein gutes technisches Setup besitzen oder auch gleichberechtigte Teilnahme fördern, werden hybride Meetings ein Erfolg sein.