In der heutigen digitalen Welt ist das Smart Office zu einem wichtigen Thema für viele Unternehmen geworden. Es geht darum, die Arbeitsumgebung mit Technologie zu verbessern und effizienter zu gestalten. Doch trotz all der Technologie, die heute verfügbar ist, sollten Unternehmen nicht vergessen, dass der Mitarbeitende im Mittelpunkt des Smart Office stehen sollte.

Ein Smart Office ist eine Umgebung, die darauf ausgelegt ist, die Arbeit zu erleichtern, indem sie die Effizienz und Produktivität steigert. Gleichzeitig hat es unseren Tagesablauf im Büroalltag stark verändert. Aber all diese technischen Aspekte sollten immer im Kontext des Mitarbeitenden betrachtet werden. Denn nur, wenn der einzelne Mitarbeitende und dessen Bedürfnisse in den Mittelpunkt gestellt werden, kann ein Smart Office und die entsprechenden Fortschritte hinsichtlich Digitalisierung und Technologie die Arbeitsweise nachhaltig produktiv gestalten.

Die Mitarbeitenden sind das Herzstück.

Bei der Einführung eines Smart Office ist es zunächst wichtig zu verstehen, dass die Mitarbeitende das Herzstück jedes Unternehmens sind. Ohne sie gibt es kein Unternehmen, ohne ihre Produktivität und ihr Engagement kann das Unternehmen nicht wachsen. Ein Smart Office sollte daher darauf ausgelegt sein, die Mitarbeitenden zu unterstützen und ihnen zu helfen, ihre Arbeit effizienter und effektiver zu erledigen. Dadurch ist der Mitarbeitende bei der Einführung und Erweiterung eines Smart Office miteinzubeziehen, um es nach deren Bedürfnissen auszurichten.

Eine Möglichkeit dies zu tun, ist die Mitarbeitenden aktiv, beispielsweise in Form von Befragungen, mit einzubeziehen. In diesem Zusammenhang kann erfragt werden, welche Tools und Technologien dem Mitarbeitenden bei der täglichen Arbeit unterstützen. Zum Beispiel können Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, die den Zeitaufwand für wiederkehrende Aufgaben reduzieren, die Produktivität der Mitarbeiter steigern. Auf diese Weise können sich die Mitarbeitende auf komplexere Aufgaben konzentrieren und gleichzeitig ihre Arbeit effektiver erledigen. Dies kann zudem die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern. Versuchen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden passende Lösungen und Tools zu finden.

Ein weiterer Aspekt, auf den ein Smart Office abzielen sollte, ist die Förderung der Zusammenarbeit. Moderne Technologien bieten viele Möglichkeiten, um effektiv zusammenzuarbeiten, auch wenn sie räumlich getrennt sind. Durch die Integration von Video- und Audiokonferenzen, gemeinsamen Arbeitsbereichen und Echtzeit-Kommunikation können Mitarbeitende miteinander in Kontakt treten, um ihre Arbeit effektiv zu koordinieren und Probleme zu lösen. Auch hier hat jeder Mitarbeitende andere Präferenzen. Dies gilt es auch in einem persönlichen Gespräch oder in einer Befragung mit den Mitarbeitenden zu klären.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass ein Smart Office das Wohlbefinden der Mitarbeitende im Auge behält. Mitarbeitende verbringen oft viele Stunden am Schreibtisch und können durch ständiges Sitzen, schlechte Körperhaltung und übermäßige Bildschirmzeit gesundheitliche Probleme bekommen. Ein Smart Office sollte ergonomische Möbel, Bildschirmfilter und Technologien zur Überwachung der Gesundheit bereitstellen, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern. Gleichzeitig müssen Schreibtische und gegebenenfalls deren Buchung sich störungsfrei in die Arbeitsprozesse integrieren und den Bedürfnissen des Einzelnen entsprechen. Eine Mitarbeitendenbefragung kann helfen, die Bedürfnisse des Mitarbeitenden zu kennen. Darin enthalten können unter anderem folgende Punkte sein:

• Höhenverstellung
• Buchung des Arbeitsplatzes
• Form und Größe des Schreibtisches (kann in einigen Branchen von Bedeutung sein)
• Bedeutung von Funktionalität
• Integrierte Infrarot-Heizung
• Besondere Anforderungen und Wünsche

Fazit.

Letztendlich kann das Projektteam nur neue Tools und Technologien implementieren, wenn diese die Bedürfnisse und Arbeitsweisen der Mitarbeitenden kennen. Befragungen und persönliche Gespräche können dabei helfen. Gleichzeitig muss sich das Projektteam jedoch auch bereits zuvor Gedanken darüber machen, welche Bereiche im Unternehmen überhaupt von einer Umstrukturierung betroffen sein sollen und wer Teil des Projektteams sein soll. Um das soll es im kommenden Blogartikel gehen.

Sie möchten gerne eine individuelle Befragung mit Ihren Mitarbeitenden durchführen und möchten die entsprechenden Ergebnisse erhalten? Gerne gehen wir mit Ihnen gemeinsam die Mitarbeitendenbefragung an und stimmen diese mit Ihnen individuell ab. Machen Sie noch heute einen Termin für eine kostenfreie Erstberatung aus.