Bei der Einführung einer hybriden Arbeitsumgebung gibt es zahlreiche Hindernisse zu überwinden und viele Schritte durchzuführen. Damit das Arbeiten in einer hybriden Arbeitsumgebung gelingt, geben wir einige Tipps und Hilfestellungen. 

Herausforderungen des hybriden Arbeitens.

Das hybride Arbeiten wird auch als die Arbeitswelt der Zukunft bezeichnet. Mitarbeitende entscheiden selbst, von wo aus diese gerne arbeiten möchten. Ganz egal ob von zuhause, im Büro oder im Cafe. Der Arbeitsort spielt beim hybriden Arbeiten keinerlei Rolle. Diese Gegebenheit ist zugleich auch Herausforderung.

Um dennoch weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es für Unternehmen unerlässlich, dass diese das hybride Arbeiten auf vier Säulen aufbaut:

• Raum schaffen.
• Kultur des Vertrauens kreieren.
• Digitale Kompetenz schaffen.
• Inklusion fördern.

Unternehmen sind dazu gezwungen einen Raum mit optimalen Bedingungen zu schaffen, damit Mitarbeitende selbstbestimmt und flexibel arbeiten können und gleichzeitig produktiv arbeiten können. Dabei müssen sowohl Arbeitsprozesse als auch Arbeitsplätze neu überdacht werdn. In einer hybriden Arbeitswelt ist vertrauensvolle Arbeitskultur und allen voran auch Flexibilität von Bedeutung. Unternehmen müssen sich der Herausforderung stellen, den Mitarbeitenden in den Fokus zu stellen, um dessen Produktivität zu steigern und den Mitarbeitenden dort abzuholen, wo dieser es benötigt. Hier kommt auch die Inklusion ins Spiel. Verschiedene Mitarbeitende haben unterschiedliche Fähigkeiten, Ansichten und Einstellungen. Der eine Mitarbeitende arbeitet am liebsten von zuhause aus, der andere ist lieber im Büro. Um gemeinsam erfolgreich zu sein, muss diese Heterogenität gefördert werden. Damit die Transformation in eine hybride Arbeitswelt gelingt, sind Mitarbeitende und Unternehmen gefordert, sich digital zu qualifizieren und technische Voraussetzungen zu schaffen.

Tipps für die Einführung einer hybriden Arbeitswelt.

Damit die Einführung der hybriden Arbeitswelt gelingt, gilt es folgende Tipps zu beachten:

Klare Regelungen und Richtlinien.

Durch klare Regelungen und Richtlinien wissen Mitarbeitende, was diese erwartet – bei der Arbeit im Büro, Homeoffice oder Workation. Darin sollten unter anderem folgende Punkte enthalten sein:

• Regelungen zur Arbeitszeit.
• Erwartete Verfügbarkeit.
• Kommunikationserwartungen.

In den Regelungen und Richtlinien kann weiterhin der Punkt enthalten sein, wann und wie oft Mitarbeitende im Büro und zu Hause arbeiten dürfen. Hier sollten klare Regeln und Absprachen getroffen werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Technische Ausstattung.

Um auch von zuhause produktiv arbeiten zu können, sollten Mitarbeitende die notwendigen technischen Tools und Geräte besitzen. Dies stellt einen wesentlichen Faktor in einer hybriden Arbeitswelt dar. Gleichzeitig sollte darauf geachtet werden, dass der Mitarbeitende nicht nur im Homeoffice bestmöglich arbeiten kann, sondern auch im Büro. Dabei gilt es zu beachten, dass die Arbeitsplätze im Büro identisch ausgestattet sind, sodass der Mitarbeitende bei der Buchung keine Besonderheiten zu beachten hat. Dies bedeutet jedoch auch, dass Mitarbeitende beispielsweise mit Endgeräten ausgestattet werden müssen, die mithilfe der identischen Dockingstation verbunden werden können. Ansonsten läuft man Gefahr an den Arbeitsplötzen im Büro unterschiedliche Varianten zur Verfügung stellen zu müssen oder der Mitarbeitende sich verärgert einen anderen Arbeitsplatz suchen muss.

Vertrauenskultur.

In einer hybriden Arbeitswelt spielt Vertrauen in den Mitarbeitenden eine noch größere Rolle als es dies bisher der Fall war. Führungskräfte müssen den Mitarbeitenden das notwendige Vertrauen schenken, dass Mitarbeitende ihre Arbeit erledigen, ohne kontinuierlich überwacht zu werden. Schaffen Sie eine positive und unterstützende Kultur für hybrides Arbeiten.

Regelmäßige Kommunikation.

Nachdem Mitarbeitende nicht mehr jeden Tag im Büro sind, ist eine offene und vor allem regelmäßige Kommunikation unerlässlich. So bleiben Mitarbeitende immer auf dem aktuellen und vor allem auch identischen Stand. Diese Form der Kommunikation stellt den Schlüssel zum Erfolg in einer hybriden Arbeitswelt dar. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Mitarbeitende wissen, wann und wie sie erreichbar sein sollen und wann Mitarbeitende im Büro erwartet werden. Nur durch eine regelmäßige Kommunikation kann auch sichergestellt werden, dass Projekte erfolgreich abgeschlossen werden.

Flexibilität.

Sowohl von den Mitarbeitenden als auch von Unternehmen wird in einer hybriden Arbeitswelt mehr Flexibilität eingefordert. Unternehmen müssen sicherstellen, deren Arbeitszeiten und -orte so anzupassen, dass eine erfolgreiche Durchführung des hybriden Arbeitens gewährleistet werden kann.

Schritte für eine erfolgreiche Einführung.

Um das hybride Arbeiten im Unternehmen einzuführen, ist es wichtig, folgende Schritte zu beachten:

1. Überlegungen zur Unternehmenskultur:
   Bevor mit der Umsetzung und Einführung einer hybriden Arbeitswelt begonnen werden kann, muss sichergestellt werden, dass dies auch zur Unternehmenskultur passt. In diesem Zusammenhang müssen auch Überlegungen angestellt werden, wie die richtige Work-Life-Balance erreicht werden kann und wie die Mitarbeitenden auf die neue Arbeitsweise vorbereitet werden können.
2. Technische Voraussetzungen schaffen:
   In den Tipps wurde es bereits angesprochen. Der richtige Einsatz von Technologien und Tools ist beim hybriden Arbeiten unerlässlich. Neben der richtigen Hardware spielt auch die Software eine tragende Rolle. Bei der Hardware gilt es unter anderem zu beachten, dass Mitarbeitende beispielsweise mit Endgeräten ausgestattet werden, die es ermöglicht identische Dockingstations zu verwenden. Gleichzeitig sollten die Schreibtische auch mit der identischen Technik eingerichtet wird. Dies reicht von der Schreibtischlampe über Streckdosen und Anschlüsse hinzu Monitor und Headset. Von der Softwareseite gilt es zu überlegen, wie beispielsweise in der Zukunft telefoniert werden soll. Das klassische Telefon im Büro hat mit der Entscheidung hybrid zu arbeite ausgedient und es müssen sich Alternativen überlegt werden. Eine Möglichkeit ist das Telefonieren über Voice over IP. Der Mitarbeitende entscheidet dann individuell und situativ, wie dieser telefonieren möchte. Zudem muss dem Mitarbeitenden Videokonferenz-Systeme, Cloud-basierte Projektmanagement-Tools, und eine gute Internetverbindung zur Verfügung gestellt werden.
3. Anpassung der Prozesse:
   Nachdem Mitarbeitende nicht mehr jeden Tag vor Ort sind, muss auch überlegt werden, welche Prozesse angepasst werden müssen, wie die Post und der Papierumlauf verteilt werden soll oder wie die Kommunikation erfolgen soll. Falls noch ein Fax eingesetzt wird, gilt es sich zu überlegen, eine Fax-to-Mail-to-Fax-Lösung einzurichten.
4. Schulung und Unterstützung:
   Um das hybride Arbeiten erfolgreich einzuführen, ist es notwendig, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden mitnehmen und das hybride Arbeiten nach deren Bedürfnissen auszurichten. Eine kontinuierliche Kommunikation spielt somit bereits bei der Einführung eine wesentliche Rolle. Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden hinsichtlich der Technologie und der einzelnen Tools hinreichend geschult werden. Bei Rückfragen durch einzelne Mitarbeitenden ist es sinnvoll, einen Helpdesk einzurichten.
5. Klare Richtlinien:
   Die Einführung klarer Richtlinien wurde auch bereits in den Tipps näher beschrieben. Darin enthalten sollte unter anderem sein:
   • Aufgaben, die von zuhause erledigt werden können.
   • Regeln zur Kommunikation.
   • Abwesenheitsrichtlinien, wie bspw. Nutzung eines Präsenzstatus.
   • Sicherstellung des Zugangs aller relevanten Informationen, bspw. über SharePoint oder Microsoft Teams.
     Achtung: Hier ist es auch erforderlich Regeln aufzustellen, wie Dateien gespeichert werden sollen (z.B. Benamung der Dateien, Speicherort)
   • Richtlinien zur Nutzung privater Endgeräte im Homeoffice.
6. Überwachung und Feedback:
   Damit das hybride Arbeitsmodell auch langfristig funktionieren kann, muss ein Überwachungsprozess implementiert werden. Das Feedback der Mitarbeitenden spielt dabei eine tragende Rolle, um Prozesse optimieren zu können.
7. Anpassungen:
   Unternehmen sind angehalten, Richtlinien und Prozesse so anzupassen, dass das hybride Arbeiten erfolgreich ist und nachhaltig gestaltet werden kann. Gegebenenfalls kann es hilfreich sein, auf einen externen Partner zurückzugreifen, um einen neutralen und vor allem unabhängigen Blick auf die möglichen Anpassungen und bisherigen Prozesse zu werfen. Gerne stehen Ihnen unter anderem unsere Mitarbeitenden hierfür zur Verfügung.

Fazit.

Das hybride Arbeiten birgt Chancen als auch Herausforderungen für Mitarbeitende und Unternehmen. Detaillierte Planungen, Richtlinien und das Einbeziehen der Mitarbeitenden sind nur Beispiele, die das neue Arbeitskonzept zum Erfolg machen. Nutzen Sie die Möglichkeit auch einen externen Berater hinzuziehen, um auch einen objektiven Blick auf Ihre aktuelle Situation zu erhalten. Gerne stehen wir Ihnen hierzu zur Verfügung. Machen Sie noch heute einen Termin aus.