6 Tipps für mehr Datenschutz im Open-Space.

Das Thema Datenschutz und Datensicherheit sind nicht nur im klassischen Büro, sondern vor allem im Co-Working Space oder auch beim Desk-Sharing im Open Space nicht mehr wegzudenken. Doch oftmals sind diese Themenbereiche in den lockeren Atmosphären oftmals schwer umzusetzen. Der Art. 5 (1) DSGVO schreibt jedoch vor, dass und vor allem wie personenbezogene Daten geschützt werden müssen. Doch wie ist Datenschutz dennoch möglich?

Das können Sie tun.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten um den Datenschutz zu gewährleisten. Diese haben wir für Sie zusammengefasst.

Blickschutzfolie anbringen.

Eine Blickschutzfolie auf dem Monitor sollte ein wesentlicher Baustein sein, wenn es um darum geht nicht nur Ihre Daten, sondern auch Ihre IT zu schützen. So wird der Blickwinkel auf 30 Grad eingeschränkt und bewahrt Sie vor unerwünschten Blicken der anderen Co-Worker auf Ihren Bildschirm. Mit einer Blickschutzfolie können Sie den Datenschutz und zusätzlich auch die IT-Sicherheit wahren.

Bildschirm sperren und gutes Passwort nutzen.

Mittagspause, der Gang zum Drucker – immer wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen, ist es notwendig, dass Sie Ihr Notebook oder Rechner gesperrt wird. So kann keine unberechtigte Person Daten abgreifen. Doch die Sperre ist nur dann gut, wenn Sie auch ein starkes Passwort hinterlegen. Manchmal bleibt jedoch wenig Zeit und dafür helfen Tastenkombinationen. Bei Windows sperren Sie Ihren Bildschirm mit der „Windows“-Taste und der Taste „L“. Bei einem Mac sperren Sie den Bildschirm mit [ctrl] + [cmd] + [Q].

Unterlagen und elektronische Geräte sicher verstauen.

Sowohl Ihre Unterlagen als auch elektronischen Geräte sind bei Verlassen des Arbeitsplatzes sicher zu verstauen. Am Besten eignet sich hierfür ein verschließbarer Rollcontainer. Dieser kann jederzeit an jeden Ort genutzt werden und niemand kann auf Ihre Unterlagen zurückgreifen.

Nicht mehr benötigte vertrauliche Dokumente vernichten.

Vertrauliche Unterlagen, die Sie nicht mehr benötigen, sind umgehend zu vernichten. Je nach Vertraulichkeit der Unterlagen gibt es unterschiedliche Schutzklassen und Sicherheitsstufen der Vernichtung. Diese sind in der DIN 66399 geregelt. Für interne Daten gilt ein normaler Schutzbedarf in der ersten Schutzklasse mit drei Sicherheitsstufen vorgesehen. In der zweiten Schutzklasse mit ebenso drei Sicherheitsstufen sind vertrauliche Daten betroffen und erhalten einen hohen Schutzbedarf. In der dritten und höchsten Schutzklasse haben besonders vertrauliche und/ oder geheime Daten einen sehr hohen Schutzbedarf.

Datenträger verschlüsseln.

Für die Verschlüsselung einer Festplatte stehen zahlreiche Hilfsmittel und Werkzeuge zur Verfügung. Für Mac steht Ihnen die Software FileVault und für Windows BitLocker zur Verfügung. Neben der Software ist auch eine starke Verschlüsselung entscheidend. Hier stehen folgende Verschlüsselungen zur Verfügung: 125 Bit Verschlüsselung, 256 Bit Verschlüsselung, 512 Bit Verschlüsselung sowie 1.024 Bit Verschlüsselung. Die Menge an Bits gibt an, wie lange der Schlüssel ist, der aus dem Passwort generiert wird. Je länger das Passwort ist, desto stärker ist auch die Verschlüsselung.

Telefonieren Sie in Telefonkabinen oder Meetingräumen.

Ein Telefonat gehört zum klassischen Büroalltag. Zum Teil werden hierbei vertrauliche Daten behandelt. Gehen Sie in Meetingräume oder auch Telefonkabinen, um ungestört und vor allem vertraulich telefonieren können.