Das Arbeiten im Büro hat sich verändert. Zahlreiche Mitarbeitende nutzen weiterhin die Möglichkeit von zuhause aus zu arbeiten. Dies hat zur Folge, dass immer weniger Arbeitsplätze im Büro notwendig sind.Tischbuchungssysteme können dabei Abhilfe schaffen. Die gewohnten Arbeitsprozesse sollten jedoch weiterhin aufrechterhalten werden und müssen flexibler und digital vernetzter werden. Die Möglichkeit zur Buchung von Arbeitsplätzen und Räumen ist dabei ein wesentlicher Faktor, um das flexible und hybride Arbeiten zu erleichtern. Jedoch ist bei der der Implementierung einer Raumbuchungs- und Desk-Sharing-Lösung einiges zu beachten.

Das steckt dahinter.

Bei einer Desk-Sharing- oder auch Raumbuchungslösung geht es allen voran darum, ein hybrides Arbeiten zu ermöglichen. Das Weglassen fester Arbeitsplätze und Büros bietet mehr Flexibilität und schafft Raum, sich intensiver mit Kolleginnen und Kollegen zu vernetzen. Die Buchung von Arbeitsplätzen oder Besprechungsräumen ist problemlos über Microsoft Outlook möglich. Die Flächen in den Büros können effizienter genutzt und gestaltet werden. Dies ist besonders in der heutigen Zeit von Bedeutung, wo viele Mitarbeitenden sowohl von zuhause als auch im Büro arbeiten. Dadurch ist es auch nicht mehr notwendig für jeden Mitarbeitenden einen Arbeitsplatz vorrätig zu halten. Unsere Desk-Sharing-Lösung hilft das Problem zu lösen.

Die Funktionsweise einer Desk-Sharing- oder Raumbuchungslösung ist simpel. Mitarbeitende können auf dem Weg ins Büro ganz bequem über ihren Outlook-Kalender den gewünschten Arbeitsplatz reservieren. Jedoch ist es notwendig, dass der besagte Mitarbeitende die Reservierung im gebuchten Zeitraum auch bestätigt. Erfolgt dies nicht, wird der Schreibtisch nach einer individuell festgelegten Zeit wieder zur Verfügung gestellt. Wird der Schreibtisch oder der Raum vor dem Ende der Buchung nicht mehr benötigt, dann kann am Display des Schreibtisches bereits vorher ausgecheckt werden. Spätestens jedoch zum Buchungsende steht der Schreibtisch den anderen Mitarbeitenden wieder zur Verfügung oder ist bereits für einen anderen Mitarbeitenden reserviert. Um Energie und Ressourcen zu sparen, wird am Ende der Buchung automatisch die integrierte Schreibtischheizung als auch die Stromzufuhr für den Arbeitsplatz abgeschaltet. Dadurch können nicht nur die Kosten für die angemietete Bürofläche gespart, sondern auch Energiekosten gesenkt werden. Gleichzeitig werden Ressourcen effizienter genutzt.

Anforderungen und Herausforderungen.

Die Implementierung einer Desk-Sharing- oder auch einer Raumbuchungslösung erfordert eine Veränderung bereits bestehender Prozesse und macht es erforderlich, auch die Software im Hintergrund betrachten. Dies kann zu einer echten Herausforderung werden, wenn es um die Frage geht, den passenden Anbieter zu finden. Unsere HXA Desk-Sharing-Lösung beispielsweise, basiert auf Microsoft Produkten und kann mit Office365, deHOSTED Exchange oder einem lokal gehosteten Exchange genutzt werden. Hierbei müssen bei der Implementierung auch Anforderungen hinsichtlich Compliance und Datenschutz beachtet werden.

Anleitung zur Implementierung.

Um eine Raum- oder Tischbuchungslösung zu implementieren, sind einige Überlegungen vorab notwendig. Dabei gilt es bereits bei der Raumplanung zu überlegen, wie beispielsweise Schreibtische angeordnet werden müssen, um effektiv arbeiten zu können oder welche raumakustischen Maßnahmen getroffen werden sollen, um bei mehreren Schreibtischen im Raum die Geräuschkulisse zu reduzieren.

Es muss überlegt werden, ob jeder Mitarbeitende jeden Schreibtisch oder Besprechungsraum buchen darf oder inwieweit hierfür Einschränkungen gemacht werden sollten. In diesem Zusammenhang ist auch zu beachten, dass spezielle Abteilungen in abgetrennten Workspaces mit einer gesonderten Zugangsberechtigung arbeiten können müssen, wenn diese mit besonders schützenwerten Daten arbeiten.

In einem weiteren Schritt gilt es zu überlegen, welche technischen Einstellungen in Raum- und Tischbuchungslösung hinterlegt werden sollen. Dazu gehören die Check-in- und Check-out-Zeiten und welche Automatisierungstools genutzt werden sollen. Für Besprechungsräume können gewünschte Drinks und Snacks sowie Technik-Ressourcen angelegt werden, die für jeden Besprechungsraum individuell sein können und von dort aus bestellt werden können.

Um das Desk-Sharing erfolgreich im Unternehmen zu implementieren, ist es nicht nur notwendig, dass alle Anforderungen erfüllt werden und auch die technische Umsetzung problemlos funktioniert, sondern dass auch organisatorische Aspekte berücksichtigt werden. Hierzu gehören beispielsweise das Aufstellen von Regeln und einer Clean Desk Policy.

Fazit.

Die Implementierung einer Raum- und Tischbuchungslösung erfordert auch zahlreiche Schritte im Hintergrund. Hierzu gehören neben den datenschutzrechtlichen Aspekten, die beachtet werden müssen, auch vorab die technischen Grundlagen, wie die Einführung von deHOSTED Exchange oder Microsoft Office365. Zudem sind unternehmensinterne Vorkehrungen wie Schulungen für die Mitarbeitenden vorzunehmen.

Gerne stehen wir Ihnen bei der Implementierung einer Raum- und Tischbuchungslösung gerne zu Verfügung. Machen Sie sich noch heute Ihren persönlichen Termin zur kostenfreien Erstberatung aus.