Warum ist Microsoft Exchange die beste E-Mail-Lösung?

Es gibt zahlreiche E-Mail-Lösungen auf dem Markt, die versprechen die Besten zu sein. Doch mit Microsoft Exchange erhalten Sie mehr als nur eine Groupware-Lösung. Was sich genau dahinter verbirgt, erklären wir Ihnen.

Was ist Groupware?

Wie eingangs erwähnt, handelt es sich bei Microsoft Exchange um eine Groupware-Lösung für Zusammenarbeit. Damit ist es mehr als eine klassische E-Mail-Anwendung. Doch was ist eine Groupware? Groupware ist eine kollaborative Software und stark für die Zusammenarbeit ausgelegt. Microsoft Exchange ist aus diesem Grund hervorragend für die Arbeit im Team geeignet. Sie erfahren hierzu mehr unter dem Punkt „Funktionen“. Doch bevor man Exchange nutzen kann, sollte man sich die Frage stellen, ob der Dienst lieber OnPremise oder aus der Cloud genutzt werden soll.

Wie kann Microsoft Exchange bereitgestellt werden?

Hauptsächlich gibt es zwei Möglichkeiten wie Microsoft Exchange bereitgestellt werden kann:

1. Microsoft Exchange Server bzw. On Premise.

OnPremise bezeichnet das herkömmliche Betriebsmodell für Software, welcher der Nutzer selbst kauft und meist vor Ort im Unternehmen betreibt. Die Software wird auf dem eigenen Server des Unternehmens installiert, aktualisiert und abgesichert. Da heute eine Vielzahl von Angriffen auf die Unternehmens-IT per E-Mail erfolgen, muss zu der Microsoft Exchange Lösung auch noch eine SPAM- und Security-Lösung bereitgestellt werden.

2. Cloud.

Mit Cloud-Lösungen werden IT-Infrastrukturen in Form einer Dienstleistung bereitgestellt, z. B. Anwendungssoftware, Speicherplatz, Rechenleistung und Security-Lösungen. Eine Cloud kann beispielsweise als eine Public oder Private Cloud genutzt werden.

• Public Cloud.
  Dieser Typ Cloud ist eine öffentliche Cloud, da sie von jedem genutzt werden kann, welcher sich ein Zugang einkauft. Das Prinzip folgt dem Grundsatz viele Anwender eine Plattform bei logisch getrennter Datenhaltung. Dabei verwenden die Kunden nur ihren „eigenen Bereich“ und sind somit getrennt voneinander als Mandanten auf der Gesamtplattform angelegt. Aus der Public Cloud werden oftmals die sogenannte Software as a Service (SaaS) Anwendungen angeboten, bei denen die Software inkl. dem gesamten Betrieb als ein Service bereitgestellt wird.
• Private Cloud.
  Sie wird für spezielle Softwareanwendungen, welche nicht als Software as a Service Lösung zur Verfügung stehen, verwendet. Hierbei hat das Unternehmen seine eigene Plattform. Eine Private Cloud wird oft als Infrastructure as a Service (IaaS) verstanden, somit kann der Nutzer virtuelle Ressourcen nutzen ohne in eigene Hardware investieren zu müssen.

Die Funktionen von Microsoft Exchange.

Wie schon beschrieben, handelt es sich bei Microsoft Exchange um eine Groupware, die auf die gemeinsame Arbeit im Team ausgerichtet ist. Aus diesem Grund gibt es nicht nur allgemeine Funktionen für den einzelnen Anwender, sondern auch sogenannte Teamfunktionen. Wir erklären Ihnen im folgenden einzelne Funktionen und deren Nutzung:

Ressourcenverwaltung.

Die Ressourcenverwaltung umfasst Raum- oder Gerätepostfächer. Raumpostfächer werden z. B. Besprechungsräumen zugeordnet, wohingegen ein Gerätepostfach beispielsweise einem Laptop oder auch einem Firmenwagen zugewiesen werden kann. Somit wird die Organisation und Planung von Meetings einfacher, da die Belegung von Räumen ersichtlich wird. Gleiches gilt für die Geräte: Schnell kann geprüft werden, ob das gewünschte Gerät noch verfügbar ist bzw. geplant werden, wann ein Gerät benötigt wird.

Archivierung nach GOBD.

Seit dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GOBD) vollumfänglich und uneingeschränkt. Die Regelungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) werden mit den Regelungen der GOBD vollständig ersetzt. Dies hat zur Folge, dass Unternehmen Geschäftsunterlagen und somit auch E-Mails für sechs bis zehn Jahre archiviert werden müssen. Wenn Geschäftsunterlagen nicht ordnungsgemäß archiviert werden, muss dies gemeldet werden. Kommt es zu diesem Fall, müssen Unternehmen mit entsprechend hohen Teilschätzungen bis hin zu Geldbußen und Steuerstrafverfahren rechnen. Die Ablage der Daten in einem einfachen Dateisystem, wie z.B. auf einem separaten Storage genügt den Anforderungen des Gesetzgebers nicht.

Mit deHOSTED Microsoft Exchange können Sie Ihre elektronische Korrespondenz entsprechend der gesetzlichen Vorgaben vollständig, originalgetreu und manipulationssicher über mehrere Jahre archivieren. Erfahren Sie mehr zur Archivierung nach GOBD.

Fax-to-Mail-to-Fax.

Rund die Hälfte der Unternehmen nutzen laut einer Statistik der Bitkom (Bitkom Digital Office Index 2020) das Fax weiterhin für die interne und externe Kommunikation. Doch gerade in Zeiten von Homeoffice haben die klassischen Faxgeräte ausgedient und es müssen neue Lösungen gesucht werden, wie trotz der Situation im Homeoffice weiterhin das Fax genutzt werden kann. Mit deHOSTED Microsoft Exchange erhalten Sie eine passende Fax-to-Mail-to-Fax-Lösung. Das bedeutet: Sie können Faxe über Ihr Postfach ganz einfach über Microsoft Outlook, Outlook im Web oder Smartphone mit Ihrer eigenen Faxnummer senden und empfangen. In unserem Blogartikel „Faxen in Zeiten von Homeoffice“ erfahren Sie mehr.

Application Impersonation.

Mithilfe von Application Impersonation können Administratoren und Drittapplikationen das Annehmen der Identität anderer Benutzer in einer Organisation annehmen. So können Sie im Namen dieser Benutzer Aufgaben erfüllen.

Persönliches Postfacharchiv.

Mithilfe des persönlichen Postfacharchivs können Sie die Postfachgröße verringern. Die Archivierungsrichtlinien können eigenständig gesteuert werden. Auf archivierte Postfachnachrichten kann orts- und geräteunabhängig über die Volltextsuche zugegriffen werden.

Öffentliche Ordner.

Diese Ordner ermöglichen den gemeinsamen Zugriff auf Geschäftsdokumente und für alle Mitarbeiter wichtigen und notwendigen Informationen. So sind alle Mitarbeiter immer über den aktuellen Stand informiert und können die gemeinsame Arbeit durch das Erfassen, Organisieren und Freigeben von Informationen noch einfacher und effektiver gestalten.

Aufgaben und Vorgänge.

Sie und Ihr Team können Aufgaben einfach dem betreffenden Kollegen zuweisen und können so alle Projektvorgänge im Team organisieren und planen. Diese Funktion verschafft einen Überblick über die aktuelle Projektsituation und zeigt den gemeinsamen Fortschritt auf. Die Aufgaben und Vorgänge können sowohl über Outlook als auch Outlook im Web und auch das Smartphone organisiert und geplant werden.

Unified Messaging.

Über den Posteingang Ihres Microsoft Exchange Kontos können Sie Sprachnachrichten empfangen und abhören, eine Anrufbeantwortung und deren Regeln einrichten und erhalten bei verpassten Anrufen eine Nachricht in Ihrem E-Mail-Eingang. Zusätzlich können Sie ihr Postfach per Outlook Voice Access steuern und damit Nachricht lesen, abhören und weiterleiten.

Adressbuch und Kontakte.

Microsoft Exchange bietet zwei Möglichkeiten für das Speichern von Kontakten. Sie können Ihre Kontakte im persönlichen Adressbuch hinterlegen und wichtige Geschäftskontakte, auf die alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens Zugriff haben, im globalen Adressbuch hinterlegen.

Active Sync.

Mithilfe von Active Sync können Sie über die Outlook Web App, Microsoft Outlook oder Ihr Smartphone auf alle Ihre Anwendungen zugreifen - ganz egal wo Sie sich befinden. Ihre E-Mails, Dokumente, Kalender und Kontakte werden regelmäßig synchronisiert, sodass Sie in Echtzeit von jedem Ort der Welt mit Ihrem Team verbunden sind und gemeinsam weiterarbeiten können.

Sicherheit und Compliance.

Mit Exchange erhalten Sie eine sichere Cloud Lösung. Mit dem integrierten NoSpamProxy Protection Gateway erhalten Sie einen ausreichenden Schutz vor Spam und Sicherheitsbedrohungen, die beim Empfang von E-Mails entstehen. Gleichzeitig entspricht NoSpamProxy Protection Gateway den hohen Ansprüchen des deutschen sowie europäischen Rechts. Deutsche Provider, wie deHOSTED, unterliegen nicht dem Cloud Act (Clarifying Lawful Overseas Use of Data). Der Cloud Act erteilt US-Behörden die Erlaubnis, dass die Behörden Daten von US-Unternehmen anzufordern, auch wenn diese Daten sich nicht in den USA befinden.

NoSpamProxy hilft Ihnen sich gegen Spam, Ransomware, Malware und Spyware zu schützen. Die Verfahren DMARC, DKIM, SPF und DANE sowie S/MIME sind im NoSpamProxy Protection Gateway integriert und bieten Ihnen ausreichend Sicherheit im E-Mail-Verkehr.

Sicherheit und Compliance.

Immer mehr Unternehmen suchen nach einer effizienten Lösung zur Buchung von Besprechungsräumen, Arbeitsplätzen oder anderen Ressourcen wie Fahrzeugen und Parkplätzen. Häufig erfordert dies das Anlegen und Verwalten neuer Ressourcen in der Buchungssoftware. Warum jedoch nicht die bereits bestehende IT-Infrastruktur nutzen, etwa Microsoft Office 365 oder Microsoft Exchange, und diese mit passenden Buchungslösungen wie dem HXA Room Booking oder der HXA Sparo App erweitern?

Unternehmen, die Microsoft Office 365 oder Exchange als Basis für Buchungslösungen nutzen, profitieren von mehreren Vorteilen. Die Integration in bereits vorhandene IT-Strukturen ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, da Ressourcen wie Räume und Equipment oft schon hinterlegt sind und Mitarbeitende mit der Benutzeroberfläche vertraut sind. Die hohe Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit der Microsoft-Plattformen stellt sicher, dass Buchungslösungen jederzeit stabil und zugänglich sind. Zudem bieten sie fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, die sensible Daten schützen, und sind leicht skalierbar, um wachsende Unternehmensanforderungen zu unterstützen. Der umfangreiche Support und die große Community erleichtern die Optimierung und Lösung von Problemen.

Bei der Auswahl einer Raumbuchungslösung sollten zahlreiche Faktoren beachtet werden. Funktionalität, wie Raum- und Ressourcenbuchungen sowie Kalenderintegration, ist entscheidend. Die Lösung sollte benutzerfreundlich sein und sich nahtlos in bestehende Systeme wie Outlook integrieren lassen. Zudem muss sie skalierbar, sicher und datenschutzkonform sein. Transparente Kosten, guter Support und regelmäßige Updates sind ebenfalls nicht zu vernachlässigen.

Eine mögliche Lösung ist HXA Room Booking. Sie integriert sich in Microsoft Exchange oder Office 365, ohne Neuanlage von Räumen, und Berechtigungen werden einfach über Microsoft Azure verwaltet. Neben der Buchung über Microsoft Teams und Microsoft Outlook ist für die Buchung von Ressourcen die HXA Sparo App, die passende Ergänzung.

Fazit.

Mit deHOSTED Microsoft Exchange können Sie orts- und geräteunabhängig E-Mails, aber auch Faxnachrichten mittels Fax-to-Mail-to-Fax senden und empfangen. Zusätzlich können Sie mittels Application Impersonation die Identität einer dritten Person aus der Organisation annehmen. Mittels öffentlichen Ordnern können Sie zudem mit weiteren Mitgliedern aus Ihrem Team gemeinsam auf Geschäftsdokumente zugreifen und Informationen austauschen.

Eine rechtssichere E-Mail-Archivierung nach GOBD können Sie mit deHOSTED Microsoft Exchange Ihre elektronische Korrespondenz entsprechend der gesetzlichen Vorgaben vollständig, originalgetreu und manipulationssicher über mehrere Jahre archivieren.

NoSpamProxy bietet Ihnen in deHOSTED Microsoft Exchange die nötige E-Mail-Sicherheit.