Microsoft Teams Guide - Teil 7: Die Alternative zur klassischen Telefonanlage.

Immer wieder müssen klassische Telefonanlagen durch Alternativen ersetzt werden. Oft müssen die neuen Anlagen mehr können als nur telefonieren. Mit Microsoft Teams erhalten Sie erstmalig ein einheitliches Kommunikationssystem welches alle Funktionen verschiedener bekannter Kollaborationstools inkl. der Telefonanlage vereinigt. Wir klären auf, was hinter der Cloud-Telefonie in Microsoft Teams steckt, welche Voraussetzungen notwendig sind, wie Cloud-Telefonie in Microsoft Teams funktioniert und welche Möglichkeiten und Vorteile die Telefonie über die Cloud und Microsoft Teams hat.

Was steckt hinter der Cloud-Telefonie?

Klassische Telefonanlagen haben ausgedient. Als Ersatz dienen softwarebasierte Telefonlösungen bei den Nutzern alle Funktionen einer klassischen Telefonanlage und weit darüber hinaus nutzen können. Jedoch wird den Nutzern die Lösung aus dem Rechenzentrum eines Cloud-TK-Anbieters über das Internet via Voice over IP (VoIP) zur Verfügung gestellt. Das bedeutet gleichzeitig auch, dass eine physische Telefonanlage nicht mehr notwendig ist. Alle Funktionalitäten werden aus dem Internet als Software as a Service (SaaS) bezogen.

Voraussetzungen für die Telefonie über die Cloud.

Für die Telefonie über Microsoft Teams sind gewisse Voraussetzungen notwendig. So ist es notwendig auf eine ausreichende Bandbreite zurückgreifen zu können um eine gute Sprachqualität zu erzielen. Als Richtwert sind mindestens 100 kbit/s pro Sprachkanal im Bereich Up- und Downloadrichtung empfohlen. Des Weiteren werden VoIP-fähige Endgeräte benötigt. Hier können PC, Smartphones, IP- oder analoge Telefonanlagen verwenden werden.

So funktioniert die Telefonie über die Cloud.

Die Telefonie über eine virtuelle Telefonanlage findet per Software as a Service (SaaS), über das Internet via Voice over IP (VoIP) statt. So können die Dienste aus der Cloud nahezu überall genutzt werden. Eine aufwendige Telefonverkabelung entfällt durch die Cloudlösung. Bei der Telefonie über das Internet werden die analogen Sprachsignale in die digitalen Datenpakete umgewandelt. Über ein IP-Netzwerk werden diese Pakete an den Empfänger versendet. Das SIP, Session Initiation Protocol, hilft als Netzwerkprotokoll sowohl beim Verbindungsauf- und abbau sowie bei der Kommunikationssteuerung. Zugriffe auf die virtuelle Telefonanlage sind von jedem beliebigen Standort sowie jedem Endgerät möglich. IP-basierte Telefone können mittels Ethernet-Kabel in das Firmennetz eingefügt und mit einem DSL-Router verbunden werden.

Das kann Microsoft Teams Direct Routing Telefonie.

deHOSTED Direct Routing für Microsoft Teams schafft zahlreiche neue Möglichkeiten, die Ihnen das orts- und geräteunabhängige Telefonieren erleichtert. Ganz egal ob mit PC, Tablet oder Smartphone, vom Büro, Homeoffice oder unterwegs: Mit Microsoft Teams Telefonie per deHOSTED Direct Routing ist es möglich mit der bisherigen Telefonnummer flexibel zu telefonieren. So können die Rufnummern mittels eines Portierungsantrags problemlos mitgenommen werden. Mit Microsoft Teams deHOSTED Direct Routing kann sowohl unternehmensintern als auch uneingeschränkt mit der eigenen Durchwahl oder auch mit einer Gruppenrufnummer telefoniert und Anrufe empfangen werden.

Zugleich besteht bei Microsoft Teams deHOSTED Direct Routing Anrufplänen die Möglichkeit Response Groups anzulegen. Dies bedeutet, dass neben den direkten Durchwahlrufnummern auch spezielle Anrufgruppen für Teams oder Abteilungen erstellt werden können. Bei einem Anruf an ein Team wird, je nach Einstellung, das gesamte Team oder die einzelnen Teammitglieder nacheinander angerufen. Auch auf die gewohnte Warteschleife muss bei Microsoft Teams deHOSTED Direct Routing nicht verzichtet werden. Diese schaltet sich dazwischen, sobald alle Gruppenteilnehmer im Gespräch sind. Eine zweite Warteschleife kann bei längerer Wartezeit zugeordnet werden. So kann sichergestellt werden, dass kein Anruf verloren geht.

Durch eine Integration in Microsoft Exchange sowie über die Verbindung darüber können auch Telefonkonferenzen direkt aus Microsoft Outlook gestartet werden. Die Präsenzanzeige wird automatisch synchronisiert. Über eine E-Mail-Benachrichtigung erhält man verpasste Anrufe und Anrufer können eine Nachricht auf der Voicemailbox hinterlassen. Der Präsenzstatus wurde auch bereits kurz angesprochen. Er bietet die Möglichkeit zu erkennen, ob Kolleginnen und Kollegen derzeit zur Verfügung stehen. Der Status umfasst: „Verfügbar“, „Beschäftigt“, „Nicht stören“, „Bin gleich zurück“, „Als abwesend anzeigen“ und „Als offline anzeigen“. Der Status basiert auf den Microsoft Outlook-Kalender bzw. den Aktivitäten in Microsoft Teams. Eine manuelle Anpassung des Präsenzstatus ist ebenso möglich. Zusätzlich kann auch eine Textnachricht als Statusmeldung hinterlegt werden. Mit einem Microsoft Teams Direct Routing Anrufplan gibt es auch die Option einer Interactive Voice Response (kurz: IVR). Über die Interactive Voice Response gibt es die Möglichkeit, dass dem Anrufer ein elektronisches Sprachmenü zur Verfügung gestellt wird. So kann sichergestellt werden, dass der Anrufer an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet wird.

Mit Microsoft Teams ist jedoch nicht nur Telefonie möglich, sondern bietet auch die Möglichkeit zum Instant Messaging, Desktop-Sharing sowie die Option Video- und Telefonkonferenzen durchzuführen. So können Reise- und Fahrtkosten eingespart werden. Zudem entfallen Hardware- und Wartungskosten für die klassische Telefonanlage.

Gute Kommunikation als Schlüssel für erfolgreiche Zusammenarbeit.

Mit einer guten Kommunikation kann die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht werden und gleichzeitig auch die Teamfähigkeit gestärkt werden. Gerade in Zeiten, in den das mobile Arbeiten immer wichtiger wird, gilt es auch die Kommunikation untereinander zu vereinfachen und zu optimieren. Mithilfe von Microsoft Teams Direct Routing Telefonie wird es ermöglicht, Absprachen sowie die Zusammenarbeit in Projekten zu erleichtern. So spielt es keine Rolle, von welchen Standorten Teams kollaboriert.

DSGVO-konformes Telefonieren über die Cloud.

Mit Microsoft Teams Direct Routing Telefonie erhalten Unternehmen ein Kommunikationssystem, das eine höhere Erreichbarkeit mobiler Mitarbeiter:innen sowie Kolleg:innen im Homeoffice erzielt. Der Grund: Diese sind nun unter derselben Rufnummer im Büro, im Homeoffice und unterwegs erreichbar. Unabhängig von Ort und Endgerät sind Teammitglieder erreichbar und können so miteinander in Kontakt treten.

So integrieren Sie Microsoft Routing Direct Routing Anrufpläne.

Neben ausreichender Bandbreite ist es notwendig Microsoft Teams mit der lokalen Telefonie-Infrastruktur zu verbinden. Hierfür sind einige Schritte notwendig, die zum Verbinden eines unterstützten lokalen Session Border Controller(SBC) mit Direct Routing erforderlich ist. Zusätzlich sind weitere Schritte notwendig um Benutzer von Microsoft Teams für die Verwendung des Direct Routings und dem Herstellen einer Verbindung mit öffentlichen Telefonnetz zu konfigurieren.

Im Allgemeinen sind für die Konfiguration folgende Schritte notwendig:

• Schritt #1: Verbinden des SBC mit dem Microsoft Phone-System und Überprüfen der Verbindung.
• Schritt #2: Benutzer-Aktivierung für Direct Routing und Voicemail
• Schritt #3: Konfiguration des VoIP-Routings
• Schritt #4: Übersetzen der Zahlen in ein anderes System

Fazit.

Mit Direct Routing Telefonie mit Microsoft Teams via Cloud können Unternehmen die unternehmensinterne sowie externe Telefonie modernisieren und sparen nicht nur Kosten, sondern können durch die entfallende Wartung die Arbeitszeit der Administratoren für weitere Themen im Bereich Digitalisierung aufwenden. Zusätzlich erhalten Sie mit Microsoft Teams Direct Routing Telefonie eine ideale Lösung für ortsunabhängiges Arbeiten mit der Möglichkeit für Kollaboration mit Mitgliedern aus dem Team und anderen Kolleginnen und Kollegen und das mit den bereits bestehenden Rufnummern. Zusätzlich können Unternehmen weitere Features von Microsoft Teams wie Chats oder den Präsenzstatus nutzen oder auch Videokonferenzen durchführen. Doch das Wichtigste: Unternehmen bleiben trotz der Telefonie über die Cloud DSGVO-konform.

Gerne sind unsere Experten bei der Einrichtung von Microsoft Teams Direct Routing Anrufplänen behilflich. Buchen Sie direkt hier Ihren Termin für die Erstberatung für Microsoft Teams Direct Routing Anrufplänen oder senden Sie uns Ihre Frage über unser Kontaktformular. Unsere Experten setzen sich mit Ihnen in Verbindung.