Microsoft Teams Guide - Teil 4: Die wichtigsten Funktionen im Überblick.

Der vierte Teil unserer Blogserie zu Microsoft Teams beschäftigt sich mit den wichtigsten und hilfreichsten Funktionen. Die meisten Funktionen sind sowohl in der Desktop- als auch in der mobilen Version verfügbar. Zu beachten ist, dass, je nach Betriebssystem, gegebenenfalls einige Funktionen nicht vorhanden sind oder anders als beschrieben genutzt werden können. Wir konzentrieren uns auf die Desktop-Variante von Microsoft Teams für Windows-Betriebssysteme.

Besprechungen.

Ein zentrales Feature sind Besprechungen in Form von Video- und Audiokonferenzen.

In Microsoft Teams gibt es die Möglichkeit Besprechungen aufzuzeichnen und später Kolleg:innen zur Verfügung zu stellen. Dies ist vor allem von Vorteil, wenn in einer Besprechung Wissen vermittelt wird, das auch in der  Zukunft von Bedeutung ist und für unterschiedlichen Kolleg:innen relevant ist. Wie Sie einen Anruf oder eine Videokonferenz aufzeichnen können, finden Sie hier.

Ein weiteres, hilfreiches Feature ist, dass Sie den Hintergrund in Videokonferenzen ändern können. Gerade im Homeoffice kann es von Vorteil sein, wenn Ihre Kolleg:innen Ihren Arbeitsplatz nicht erkennen können. Einen alternativen Hintergrund können Sie sowohl vor als auch während einer Videobesprechung einstellen. Vor Videokonferenzen ist dies über den Hintergrundfilter möglich. Der Hintergrund kann auch unscharf maskiert werden. Während der Besprechung kann der Hintergrund unter > „Hintergrundeffekte anwenden“ getauscht werden.

In Video- und auch Audiokonferenzen können Sie zudem Ihren eigenen Bildschirm freigeben und zusätzlich die Steuerung Ihres Bildschirms an einen ausgewählten Teilnehmer aus der Konferenz übergeben. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie Ihren Kolleg:innen beispielsweise Konstruktionspläne zeigen wollen.

Aktivitäten.

In den Aktivitäten erhalten Sie Benachrichtigungen aus Ihrem Team, werden über verpasste Anrufe informiert oder bekommen eine Mitteilung, wenn Sie in einem Chat oder Kanal erwähnt wurden. Um einen besseren Überblick zu erhalten, empfiehlt es sich den Filter in den Aktivitäten zu verwenden. Hier können Sie nun über auswählen, ob Sie beispielsweise verpasste Anrufe, Voicemails oder Erwähnungen und Reaktionen angezeigt haben möchten.

In den Einstellungen können Sie wählen, ob Sie Benachrichtigungen für alle Aktivitäten oder nur für Erwähnungen und Antworten erhalten möchten. Zusätzlich bietet Microsoft Teams die Möglichkeit an die Benachrichtigungen benutzerdefiniert einzustellen.

Chats.

Chats bieten sich nicht nur für die schnelle Kommunikation an, sondern haben zahlreiche Funktionen, die Ihnen Ihre Arbeit und die Kommunikation erleichtern.

Im Chat können Sie sowohl durch ein intuitives Drag&Drop im Nachrichtenfeld Dateien austauschen als auch Ihre Nachrichten mit einer Dringlichkeit versehen. Wenn Sie Chatnachrichten mit „Wichtig“ versehen, werden die Nachrichten mit „WICHTIG!“ markiert. Bei dringenden Nachrichten erhält der Empfänger in den ersten 20 Minuten alle 2 Minuten eine Benachrichtigung. Sie können die Dringlichkeit über das in der unteren Leiste des Chats einstellen.

In Chats gibt es zusätzlich die Möglichkeit, Genehmigungen anzufordern.

Wichtige Chatpartner können angepinnt werden. Dies erfolgt über am rechten Ende der Chat-Übersichten und Punkt . Bitte beachten Sie, dass die erst dann erscheinen, wenn Sie mit dem Cursor über die rechte Seite in der Chatleiste fahren.

Teams.

Im Reiter „Teams“ können Sie je nach Organisationsstruktur Teams und Channels anlegen. Zur Struktur und zum Aufbau von Microsoft Teams haben Sie bereits im Teil 3 unserer Serie mehr erfahren.

In den einzelnen Channels können neben den Standard-Reitern „Beiträge“, „Dateien“ und „Wiki“ auch individuelle Reiter erstellt werden. Diese können sich beispielsweise an den bestehenden Arbeitsprozessen orientieren. Im Screenshot sehen Sie beispielsweise den individuellen Reiter „CRM“. Über das können weitere Reiter hinzugefügt werden.

Damit Nachrichten im Reiter „Beiträge“ den richtigen Adressaten erreichen, ist es hilfreich die anzusprechende Person oder Gruppe mithilfe eines „@“-Zeichen zu taggen. Im Anschluss erhalten die betreffenden Personen eine Benachrichtigung und verpassen somit keine für sie bestimmten Informationen.

Im Reiter „Dateien“ können gemeinsam Dateien bearbeitet oder heruntergeladen werden. Zusätzlich lässt sich ein Dokumentenlink erstellen, um Kolleg:innen, die nicht Mitglied des Kanals sind, das Dokument ebenso zur Verfügung zu stellen. Unter „Hochladen“ können sowohl einzelne Dokumente als auch ganz Ordner hochgeladen werden. Unter können Sie auch Cloudspeicherdienste hinzufügen.

Kalender.

Im Bereich „Kalender“ lassen sich sowohl Besprechungen geplant als auch direkt gestartet werden. Sie haben die Wahl zwischen:

• Jetzt besprechen
• Besprechung planen
• Webinar
• Liveereignis

Wenn Sie eine neue Besprechung planen, wird ein Kalendereintrag gesetzt. Wenn im Unternehmen auch Microsoft Exchange eingesetzt wird, werden die Kalender von Microsoft Teams und Exchange synchronisiert.

Im Kalender kann eingestellt werden, ob in der Ansicht ausschließlich ein Tag, die Arbeitswoche oder eine Woche angezeigt werden soll.

Durch den Klick auf einen Kalendereintrag, erhalten Sie zusätzliche Informationen zum Termin und können auch an der Besprechung teilnehmen.

Anrufe.

Über Microsoft Teams Direct Routing Anrufpläne, lassen sich Anrufe über Microsoft Teams mit der gewohnten Rufnummer tätigen. Microsoft Teams kann somit auch als Alternative zur klassischen Telefonanlage genutzt werden. Der Vorteil der Telefonie über Microsoft Teams: Anrufe können orts- und zeitunabhängig mit der gewohnten Büro-Rufnummer getätigt werden. Wie Anrufe über Microsoft Teams funktionieren haben wir in einem Blogartikel zusammengefasst.

Im Reiter „Anrufe“ erscheint direkt das Tastenfeld. Unterhalb des Tastenblocks lässt sich die eigene geschäftliche Rufnummer einsehen. Am unteren Rand besteht die Option Anrufe weiterzuleiten und persönliche Einstellungen vornehmen. Ihre angelegten Kontakte finden Sie, wenn Sie auf "Kontakte" in der oberen Leiste der linken Seite klicken.

In der mittleren Spalte befindet sich der Verlauf Ihrer getätigten und verpassten Anrufe. Auch Ihre Nachrichten in der Voicemail können Sie hier finden.

Kontakte können Sie unter "Kontakte" > "Kontakte hinzufügen" speichern.

Dateien.

Im Reiter „Dateien“ sieht man die zuletzt verwendeten Dateien. Im dem Menüpunkt „Microsoft Teams“ können alle eigenen freigegeben Dateien eingesehen werden. Unter Downloads werden alle Dateien aufgelistet, welche man heruntergeladen hat.

Zusätzlich lassen sich verschiedenen weitere sich Cloudspeicherorte hinzufügen.

Suchfunktion.

Wenn Begriffe in der Suchzeile eingegeben werden, erscheinen sowohl Chats, Kanäle als auch Dateien, die mit dem Suchbegriff in Verbindung gebracht werden. So haben Sie die Möglichkeit einfach und unkompliziert an die gewünschten Dokumente, Channels oder auch Chats in Microsoft Teams zu gelangen.

Ausblick.

In Teil 5 der Serie erhalten Sie einen Einblick, wie Sie Ihren Arbeitsalltag im Büro, Homeoffice oder Außendienst mit Microsoft Teams effektiv und effizient bewältigen können.