Microsoft Teams Guide - Teil 5: So meistern Sie den Büroalltag mit Microsoft Teams.

In diesem Teil unserer Serie zeigen wir Ihnen, wie Sie den Büroalltag – ganz egal ob im Außendienst, Büro oder Homeoffice – mit Microsoft Teams meistern können.

Präsenzstatus und Statusmeldungen.

Man ist in einer Besprechung und das Telefon klingelt. Jeder dürfte diese Situation schon einmal erlebt haben. Abhilfe schafft der passende Präsenzstatus und eine Statusmeldung. So können Kolleg:innen sehen, ob Sie derzeit erreichbar sind oder sein wollen.

Ihnen stehen folgenden Präsenzstatusmeldungen zur Verfügung:

• Verfügbar
• Beschäftigt
• Nicht Stören
• Bin gleich zurück
• Als Abwesend anzeigend
• Als Offline anzeigen

Sie können den Präsenzstatus sowohl manuell pflegen als auch automatisch aus dem Kalender von Microsoft Exchange gemäß Ihres Terminplans setzen lassen. Hier greift Microsoft Teams auf die entsprechenden Kalendereinträge auf Microsoft Exchange zurück. Wenn Sie beispielsweise in einer nicht terminierten Besprechung sind oder an einem aufwendigen Projekt arbeiten, tragen Sie den Präsenzstatus „Beschäftigt“ bzw. „nicht stören“ manuell ein.

In den Statusmeldungen können Sie wichtige Informationen für Kolleg:innen notieren. Diese können zusätzlich zeitlich begrenzt werden. Im Anschluss an die vorgegebene Zeit wird der Status zurückgesetzt. Wenn Sie beispielsweise im Urlaub sind, können Sie eintragen, wann Sie wieder im Büro sind.

Abwesenheit in Teams regeln.

Um im Urlaub oder bei Fort- und Weiterbildungen nicht gestört zu werden, empfiehlt es sich in den Einstellungen im Reiter „Allgemein“ einen Stellvertreter für die Zeit Ihrer Abwesenheit zu definieren. So werden beispielsweise - an Sie gerichtete Anrufe an Ihre Stellvertretung weitergeleitet.

Konversation mit Kolleg:innen.

Für einfache und leicht abzustimmende Themen bietet es sich an, diese über den Chat in Microsoft Teams zu besprechen. Hier ist es jedoch sinnvoll, sich möglichst kurz zu fassen und die Konversion schnell auf den Punkt zu bringen. Im Chat können Sie gegebenenfalls auch Dateianhänge anfügen und den Chat mit einer Priorität markieren. Wenn Sie die Chatnachricht mit „Wichtig“ versehen, erhält Ihr Chatpartner ein rotes Ausrufezeichen in der Chatübersicht angezeigt, wenn Sie "Dringend" auswählen, dann wird in den ersten 20 Minuten alle 2 Minuten eine Benachrichtigung für diese Nachricht an den Chatpartner versendet. Dies sollten Sie jedoch behutsam und nur dann verwenden, wenn dies auch wirklich notwendig ist.

Teams und Kanäle.

Um im Team besser zusammenarbeiten zu können, empfiehlt es sich, passenden Teams und Kanäle zu erstellen und die beteiligten Personen den entsprechenden Teams hinzuzufügen. Jedoch gilt auch hier die Regel: Erstellen Sie nur so viele Teams und Kanäle wie nötig und fügen Sie nur Kolleg:innen hinzu, die mit der Thematik des Teams oder des Kanals betraut sind.

Um keine Aufgaben im Team zu vergessen und ein besseres Planen zu ermöglichen, können Sie in Microsoft Teams den Microsoft Planner integrieren. Dort können Sie Aufgaben jederzeit auch an Kolleg:innen zuweisen und gemeinsam mit diesen daran arbeiten.

Wenn Sie im Reiter „Beiträge“ eine Diskussion starten möchten, ist es hilfreich, die betreffenden Einzelpersonen oder Gruppen über das „@“-Zeichen zu taggen und den Beitrag mit einer Betreffzeile zu versehen. So sieht man direkt, um welches Thema es sich handelt und wer für den Themenbereich verantwortlich ist.

Austausch von Dateien.

Dateien können oftmals viel Speicherplatz in Anspruch nehmen.Hier empfiehlt es sich lediglich den Dokumentenlink zu versenden. So können Sie gemeinsam mit Kolleg:innen die entsprechenden Dokumente bearbeiten. Dies ist einer der zentralen Vorteile von Microsoft Office 365. In diesem Zusammenhang sollten Sie jedoch auch die Problematik von Office 365 und dem Datenschutz nicht aus den Augen verlieren.

Um Dateien auch offline bearbeiten zu können, können Sie die Daten zusätzlich herunterladen. Dies ist sinnvoll, falls Sie beispielsweise im Außendienst Dateien und Dokumente benötigen und Ihnen dort keine ausreichende Internetverbindung zur Verfügung steht. Hierfür ist es notwendig OneDrive zu installieren, um sowohl über den Windows Explorer, MacOS oder mobile App offline Zugriff auf Dokumente und Dateien zu haben.

Wenn Sie Dokumente in der Registerkarte „Dateien“ hochladen, werden diese in SharePoint gespeichert.

Besprechungen und Konferenzen.

Besprechungen und Konferenz sind zentraler Bestandteil im Arbeitsalltag. Doch unabhängig davon ob diese online oder offline stattfinden, ist die Planung ein zentraler Bestandteil.

Bei Besprechung über Microsoft Teams gilt entsprechend auch, dass zunächst die notwendigen Vorbereitungen getroffen werden müsse,. Sie können über den Kalender die neuen Besprechung planen und Kolleg:innen zum Termin einladen.

Wenn Sie auch Microsoft Exchange nutzen, werden die Kalender synchronisiert und Sie haben Ihre Termine sowohl in Microsoft Teams als auch in Ihren Exchange-Kalender.

Über den gemeinsamen Chat in der Besprechung können Sie Dateien oder Notizen austauschen. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit Konferenzen und Besprechungen aufzuzeichnen um Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt Kolleg:innen zur Verfügung zu stellen.

Damit Sie in Konferenzen den Sprechenden gut verstehen und um Rückkopplungen zu vermeiden, ist es empfehlenswert, dass Sie sich stummschalten, wenn Sie gerade nicht sprechen.

Fazit und Ausblick.

Mit den richtigen Hilfsmitteln und Tools kann Ihnen Microsoft Teams Ihren Alltag im Büro, Homeoffice oder Außendienst erheblich erleichtern. Ganz egal ob Chat, Austausch von Dateien und Informationen oder das Abhalten von Konferenzen: Für all dies können Sie Microsoft Teams einsetzen und Sie bleiben im regen Austausch mit Ihren Kolleg:innen. Zudem spielt es keine Rolle, welches Endgerät Sie nutzen und von wo aus Sie gerade arbeiten.

Neben den im Blogartikel vorgestellten Funktionen und Tools können Sie auch weitere zahlreiche Features nutzen, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern können. Einige hilfreiche Features haben wir Ihnen bereits in unserem 4. Teil unserer Serie zu Microsoft Teams erläutert.

Im sechsten Teil unserer Serie erhalten Sie hilfreiche Tipps für die perfekte Konferenz.