Microsoft Teams Guide - Teil 6: 8 Tipps für eine perfekte Videokonferenz.

Es gibt viele Optionen, die Sie bei Videokonferenzen in Microsoft Teams nutzen können. Wir haben für Sie 8 Tipps zusammengestellt, damit Ihre Konferenz zu einem vollen Erfolg wird.

Tipp #1 - Schalten Sie Ihre Kamera ein!

Ganz egal ob analoge oder digitale Konferenz: Reaktionen der Teilnehmenden kann man nur wahrnehmen, wenn man Sie sieht. Scheuen Sie sich also nicht Ihre Kamera einzuschalten. Animieren Sie auch andere Teilnehmenden die Kamera zu nutzen. So können Sie auf die Reaktionen anderer besser eingehen. Wenn Sie nicht möchten, dass andere Ihre Umgebung sehen können: Nutzen Sie den Weichzeichner für den Hintergrund in Microsoft Teams.

Tipp #2 - Seien Sie vorbereitet!

Um auf alle Fragen in der Videokonferenz gewappnet zu sein, ist es notwendig, dass Sie sich auf den den Termin gut vorbereiten. Machen Sie sich Notizen und schreiben Sie sich gegebenenfalls Rückfragen an Kolleg:innen auf. Notieren Sie sich alle wichtigen Projektschritte, die Sie bereits erledigt haben und Schritte, die als nächstes anstehen. So können Sie sich gewiss sein, dass Sie in der Konferenz nichts vergessen und die weiteren Teilnehmer auf dem aktuellsten Stand des Projektes sind. Überlegen Sie, welche Vorarbeiten Sie noch von Kolleg:innen benötigen, um auch Ihre Arbeiten erledigen zu können.

Tipp #3 - Nutzen Sie den gemeinsamen Chat!

In Videokonferenzen in Microsoft Teams können Sie einen gemeinsamen Chat nutzen. Hier bietet es sich an beispielsweise gemeinsame Dokumente auszutauschen oder im Chat ein Feedback zu geben, wenn man eine Wortmeldung geben möchte. Wesentliche Erkenntnisse oder auch Aufgaben können dort ebenso festgehalten werden.

Tipp #4 - Nutzen Sie Bildschirmfreigaben!

Oftmals möchte man Kolleg:innen Ausschnitte auf Webseiten oder aus Dokumenten zeigen, die Sie nicht zwingend vollumfänglich teilen möchten: Hier bieten sich Bildschirmfreigaben an. Scheuen Sie sich nicht in die Ausschnitte zu zoomen, damit die Konferenzteilnehmenden genau sehen können, was sie zeigen möchten. Gleichzeitig haben Sie die Option die Steuerung an eine Person zu übergeben, wenn Sie möchten, dass diese Ihnen etwas auf dem geteilten Bildschirm zeigt.

Bei der Bildschirmfreigabe haben Sie zusätzlich die Möglichkeit Ihren kompletten Desktop oder lediglich ein einzelnes Fenster Ihres Desktops zu teilen.

Tipp #5 - Nehmen Sie Rücksicht und legen Gesprächspausen ein!

Was in präsenten Besprechungen gilt, sollte auch in Online-Besprechungen selbstverständlich  sein. So sollten Sie auch in den virtuellen Besprechungen Rücksicht auf weitere Teilnehmer nehmen. Jedoch gilt es in virtuellen Besprechungen teilweise eine andere Form von Rücksicht zu beachten. Wesentlich ist hier, dass Sie sich stummschalten, wenn Sie nicht sprechen und dass Sie nach dem Aufheben der Stummschaltung kurz warten, bevor Sie mit dem Sprechen beginnen, da es in Online-Besprechungen zu kleinen Verzögerungen bei der Übertragung kommen kann. Mit kurzen Gesprächspausen haben Sie diese Verzögerungen im Griff.

Wenn Sie sich in die Diskussion einbringen möchten, machen Sie sich sichtbar und fallen Sie dem sprechenden Teilnehmer nicht ins Wort. Wenn Sie der Leiter der Konferenz sind, gehen Sie aktiv auf die Teilnehmenden zu um diesen mitzuteilen, dass er sein Anliegen vorbringen kann.

Tipp #6 - Schalten Sie sich stumm, wenn Sie nicht sprechen!

Wir haben es bereits kurz erwähnt: Wenn Sie nicht sprechen, ist es hilfreich, wenn Sie sich stummschalten. So vermeiden Sie Rückkopplungen. Durch die Stummschaltung vermeiden Sie, dass andere Besprechungsteilnehmer störende Hintergrundgeräusche haben. Wenn Sie sprechen möchten, machen Sie sich sichtbar und warten ab, bis Sie aufgefordert werden zu sprechen. Erst zu diesem Zeitpunkt heben Sie Ihre Stummschaltung auf.

Tipp #7 - Schalten Sie Experten zu einem späteren Zeitpunkten hinzu!

In Konferenzen ist es oftmals hilfreich, wenn Sie Experten auf speziellen Gebieten zuschalten können. Diese können zu jedem Zeitpunkt der Konferenz zugeschalten werden. Hierfür ist es nicht notwendig, dass diese der Konferenz von Beginn an beiwohnen. Experten haben auch die Möglichkeiten Präsentationen zu teilen und mit den Teilnehmer:innen in Interaktion gehen.

Tipp #8 - Konzentrieren Sie sich auf die Besprechung!

Auch wenn der letzte Tipp logisch klingt: Besprechungen und Konferenzen, die ausschließlich online stattfinden, verlocken auch andere Dinge zu tun. Doch konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und fokussieren Sie sich auf die zu besprechenden Themen. So können diese effektiv und effizient gestaltet werden und Sie bleiben auf dem aktuellsten Stand im Projekt, verpassen keine Aufgaben und erhalten neuen Input, den Sie durch Multitasking verpassen würden.