Microsoft Teams Guide - Teil 1: Das ist Microsoft Teams.

Im Team zusammenarbeiten, chatten, Meetings durchführen oder telefonieren: Dies alles ist möglich mit Microsoft Teams. In unserer Serie möchten wir Ihnen zeigen, was hinter Microsoft Teams steckt, wie Sie Microsoft Teams bekommen und wie die Plattform aufgebaut ist. Zusätzlich geben wir Ihnen in unserer Serie einen Einblick in die wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams und wie Sie mit der Plattform zwischen Außendienst, Büro und Homeoffice pendeln können. Zum Ende der Serie geben wir Ihnen zahlreiche Tipps für Microsoft Teams sowie hilfreiche Hinweise für das durchführen von Konferenzen mit Microsoft Teams.

Doch lassen Sie uns nun mit den Grundlagen starten: Was steckt genau hinter Microsoft Teams?

Das verbirgt sich hinter Microsoft Teams.

Microsoft Teams ist eine von Microsoft entwickelte Plattform, die sowohl Chats als auch Besprechungen, Notizen sowie die Ablage und den Austausch von Dokumenten miteinander vereinbart. Gleichzeitig bietet es zahlreiche Erweiterungen durch Drittanbieter-Applikationen, die Microsoft Teams zu einem idealen Kollaborationstool machen. So bietet Microsoft Teams eine Art virtuellen Arbeitsplatz in Microsoft 365 und ermöglicht ein gemeinsames Arbeiten an Dokumenten. Der Fokus von Microsoft Teams liegt zudem auf die schnelle und moderne Kommunikation über die Chatfunktion. Microsoft Teams ist zusätzlich für diverse Endgeräte als App verfügbar und kann alternativ auch im Browser genutzt werden.

Funktionen.

Microsoft Teams bietet zahlreiche Funktionen und Möglichkeiten für die Zusammenarbeit. So können Sie chatten, an Meetings teilnehmen oder Telefonieren. Wir erklären Ihnen im Folgenden einige Funktionen von Microsoft Teams. Im Teil 4 unserer Serie erhalten Sie mehr Details zu den wichtigsten Funktionen im Überblick.

Videokonferenzen.

Mit der Möglichkeit zur Durchführung von Videokonferenzen können Sie Ihre Besprechungen auf ein neues Level heben und eine persönlichere Atmosphäre schaffen. Gleichzeitig wird Ihnen Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht. Microsoft Teams bietet zusätzlich die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen und einer anderen Person die Steuerung für einen fremden Bildschirm zu übergeben. Auch das Einstellen von individuellen Hintergründen ist möglich. Wie Sie Videokonferenzen mit Microsoft Teams auf eine neues Level heben können, erfahren Sie in einem weiteren Teil unserer Serie.

Chats.

Um kleine Anliegen schnell und unkompliziert klären zu können, bietet es sich an, Chats als Kommunikationsmittel zu nutzen. Hier können sowohl Gruppen- als auch Einzel-Chats zum Einsatz kommen. Innerhalb eines Chats lassen sich zusätzlich Dateien, Bilder oder Standortdaten austauschen. In den einzelnen Posts lassen sich Prioritäten definieren und auch Genehmigungen z.B. zur Freigabe eines Dokumentes anfragen. Mehr zu den Funktionen im Chat, finden Sie in Teil 4 unserer Serie.

Dokumentenmanagement.

Mit Microsoft Teams lassen sich gemeinsam Dokumente erstellen, speichern, abrufen sowie teilen. Dokumente lassen sich zudem in Microsoft Teams gemeinsam bearbeiten. Der in jedem Chat oder Kanal standardmäßig verfügbare Reiter "Datei" erlaubt das Dateimanagement wie im klassischen Windows Explorer.

Telefonieren mit Microsoft Teams.

Klassische Telefonanlagen werden nach und nach durch Alternativen ersetzt. Microsoft Teams bietet mit Microsoft Teams Direct Routing Anrufplänen die entsprechende Lösung. Eine Telefonie über Microsoft Teams erfolgt dann per Software as a Service (SaaS) via Voice over IP (VOIP). Eine aufwendige Telefonverkabelung entfällt aufgrund dieser out of the Box Lösung. Dabei kann orts- und zeitunabhängig auf die gewohnten Rufnummern zurückgegriffen werden. Mehr zum Thema Microsoft Teams als Alternative zur klassischen Telefonanlage und wie das Telefonieren mit Microsoft Teams funktioniert, erfahren Sie in unserem Blog.

Erstellen von Wikis.

Microsoft Teams ermöglicht das Erstellen von Wikis. Dies ermöglicht Unternehmen ein ideales und vor allem schnelles Wissensmanagement. So können Unternehmen Wissen, Erfahrungen und Vorgaben, aber auch Ideen für alle Teammitglieder teilen. In diesem Zusammenhang sollte jedoch beachtet werden, dass Microsoft Teams die einzelnen Wiki-Seiten als MHT-Datei in eine SharePoint Dokumentenbibliothek ablegt. Eine Suchfunktion existiert zum heutigen Stand (Mai 2021) weder in Microsoft Teams noch in der Sharepoint Dokumentenbibliothek.

Integration von Drittanbietern.

Als Plattform bietet Microsoft Teams die Möglichkeit Apps von Drittanbietern zu integrieren. Dies können Produktivitäts-Apps, die die Workflows und Prozesse weiter automatisieren bis hin zu Apps für das Projektmanagement oder auch Branchen- und Business-Apps sein. Zusätzlich lassen sich eigene Power Apps entwickeln um beispielsweise eigene Datenauswertungen zu automatisieren.

Mit Microsoft Teams nahtlos zusammenarbeiten.

Microsoft Teams hat in der Vergangenheit das „virtuelle Pendeln“ eingeführt. Diese Funktion wurde eingeführt, um es den Mitarbeitern zu ermöglichen mithilfe der neuen Funktion die Pendelstrecke besser zu planen. Das virtuelle Pendeln soll mit immer weiteren Funktionen ergänzt werden. So sind Erinnerungen am Ende eines Tages, emotionale Check-Ins oder auch Achtsamkeit nur ein Ausschnitt der zahlreichen, kreativen Ideen, die das virtuelle Pendeln ergänzen sollen.

Durch die Möglichkeit die klassische Telefonanlage durch Microsoft Direct Routing ersetzen zu können, kann auch hier sichergestellt werden, dass sowohl im Außendienst, im Büro und Homeoffice kein Anruf verpasst wird und die gewohnte Rufnummer aus dem Büro genutzt werden kann.

Die App für Microsoft Teams gibt es sowohl als Desktopvariante als auch für Smartphone und Tablets. Hier gilt jedoch zu beachten, dass je nach App und Endgerät die Funktionalitäten variieren können.

Fazit.

Mit Microsoft Teams erhalten Sie das ideale Kollaborationstool mit dem Sie Chatten, Dateien, aber auch Wissen austauschen können. Gleichzeitig bietet Microsoft Teams die Möglichkeit Videokonferenzen durchzuführen. Mit der Möglichkeit der Integration zahlreicher Drittanbieter kann die Produktivität gesteigert werden. Auch das Telefonieren mit der gewohnten Rufnummer ist über Microsoft Teams mithilfe Direct Routing von einem Endgerät der Wahl möglich. Mit den zahlreichen Tools und Features ermöglicht es Microsoft Teams das nahtlose Arbeiten zwischen Homeoffice, Büro und Außendienst. Wie Sie Microsoft Teams erhalten, erfahren Sie unserem zweiten Teil unseres Microsoft Teams Guide.