Mit der Digitalisierung und der immer größer werdenden Anzahl neuer Technologien in den unterschiedlichsten Lebensbereichen erleben wir den größten Wandel seit der industriellen Revolution. Die Zeit des globalen Wettbewerbs, der digitalen Transformation, aber auch einer neuen Generation an Mitarbeitenden hat bereits begonnen.

Die Entwicklung.

Ungeachtet des technologischen Fortschritts bleiben E-Mails das Kommunikationsmedium der erster Wahl in Unternehmen. Das Fax hat noch nicht ausgedient, wenngleich dies zu einer Fax-to-Mail-to-Fax-Lösung umgewandelt wurde. Andererseits nimmt die Anzahl der Endgeräte mit denen Mitarbeitende außerhalb des Büros und der Kernarbeitszeit auf ihre Mails zugreifen stetig zu. Hinzu kommen zudem die weniger formelle Kommunikationskanäle, wie Chat und Diskussionsforen, welche einen schnellen und spontanen Echtzeitaustausch zwischen den Mitarbeitenden ermöglichen.

Modernes Arbeiten benötigt die Möglichkeit, Projektteams jederzeit nach Bedarf anhand der Klassifikation von Fähigkeiten flexibel zusammenzustellen. Dies setzt voraus, dass Teams jederzeit und mobil an Projektplänen und Dokumenten gemeinsam arbeiten können. Eine moderne Arbeitsumgebung fördert so die Entwicklung innovativer Produktions- und Geschäftsprozesse und hilft im Rhythmus einer globalisierten Wirtschaft Schritt zu halten. Dabei helfen beispielsweise Kollaborationstools wie Microsoft Teams, die mithilfe von integrierten Chats, Projektkanälen, aber auch integrierten Apps, Projekte auf ein neues Level heben. Gleichzeitig treibt die ständige Vernetzung die Modernisierung der Arbeitsweisen voran. Immer mehr Mitarbeitende arbeiten von unterschiedlichen Orten aus und kommen nur zu bestimmten Anlässen zurück ins Büro. Dies macht es erforderlich, dass neue Konzepte und Methoden in die neue Welt des Arbeitens den Einzug erhalten. Denn letztendlich gibt es mittlerweile schon zahlreiche Technologien auf dem Markt, die das gemeinsame Arbeiten im Büro und von zuhause immens erleichtern und ein agiles Arbeiten ermöglichen. Diese gilt es nun passend auszuwählen, sodass diese passend ineinander übergreifen und ein verbessertes Arbeiten ermöglichen.

Modularität und Mobilität steigern die Produktivität.

Modularität und Mobilität sowie eine natürliche Formsprache der Elemente steigern die Produktivität des einzelnen Mitarbeitenden und der Projektteams. Eine neugeschaffene Privatsphäre ermöglicht es, den Mitarbeitenden in seiner Arbeitsweise zu unterstützen. Systeme und Möglichkeiten, wie HXA-Systems, machen die Zusammenarbeit erlebbar und verbindet Mensch, Arbeit, Organisation und Technologie miteinander.

Zahlreiche Studien beweisen die Produktivitätssteigerungen in Open Space Konzepten. Der Grund liegt darin, dass eine offene Bürolandschaft den Austausch der Mitarbeitenden fördert und beschleunigt. Zugleich können Büroflächen optimiert werden und zur Senkung der Kosten beitragen. Jedoch haben offene Bürokonzepte auch negative Effekte: So verliert der Mitarbeitende beispielsweise seine Privatsphäre.

Um die negativen Effekte ausgleichen zu kompensieren, können unterschiedliche Technologien und Konzepte herangezogen werden.

Der Weg in Richtung vernetztes Office.

Smarter Working und Future Workplace sind nur einige der aktuellen Schlagwörter, die eine Arbeitsplatzkulturrevolution durch die Nutzung neuer Technologien beschreiben. Gleichzeitig gab es erste Open Space Konzepte in Deutschland bereits in den 1960er Jahren.

Dynamisch und doch strukturiert: Die neue Arbeitswelt soll dynamisch und flexibel sein und dennoch strukturiert sein. So bietet beispielsweise HXA Systems die Möglichkeit an, eine Bürolandschaft zu kreieren, die private Arbeitsplätze sowie die Vorteile eines Open Space miteinander kombiniert. Einzelne Bausteine ermöglichen es, dass die bestehende Büroumgebung partiell optimiert werden kann und nicht zwingend ein vollständig neues Bürokonzept umgesetzt werden muss. Gleichzeitig können einzelne Elemente auch auf Messen oder Fertigungshallen eingesetzt werden.

Zugang mithilfe der HXA Door Connect.

Mit dem Einzug von Technologien in zahlreiche Lebensbereiche hat sich auch der Zugang ins Büro für Besuchende und Mitarbeitende verändert. Während es für Mitarbeitende schon seit längerem beispielsweise die Möglichkeit besteht, sich mittels NFC-Chip oder SmartCard Zugang zum Büro zu verschaffen, so gab es für Besuchende eher selten eine digitale Möglichkeit zu klingeln. Mit einem Türdialogsystem wird es nun auch Besuchenden möglich, Technologien zu nutzen.

Mit der Applikation des Türdialogsystems wird es nun möglich, dass Besuchende direkt den passenden Ansprechpartner für deren Anliegen wählen können. Unternehmen haben die Option eigene Anliegen zu integrieren und das Türdialogsystem auf deren Bedürfnisse anzupassen. Der passende Ansprechpartner oder das Team erhält nun über Microsoft Teams eine Benachrichtigung, dass eine Person am Eingang wartet. Der Ansprechpartner bzw. das Team kann wiederum eine Nachricht an das Türdialogsystem senden und dem Besuchenden die Tür öffnen.

Mit dem Türdialogsystem können Prozesse optimiert und Zeit durch das Suchen des passenden Ansprechpartners gespart werden.

Mit einem digitalen Wegbeschreibungssystem den richtigen Ort finden.

Je größer Büro- und Gebäudekomplexe sind, desto schwieriger wird es sich als Besuchender zurechtfinden. Mit einem Room Board inklusive Wegbeschreibungssystem wird es möglich, dass sich Besuchende im Gebäude zurechtfinden.

Was Sie dafür tun müssen, dass beispielsweise Veranstaltungen auf dem Room Board erscheinen? Der Aufwand ist minimal und besteht ausschließlich darin, bei der Einrichtung des HXA Room Boards entsprechende Ressourcen in Office365 oder Microsoft Exchange zu erstellen und das HXA Room Board damit zu verknüpfen. Im Anschluss synchronisiert sich die Applikation automatisch mit den entsprechenden Ressourcen und Office365 oder Exchange-Kalender.

Mit einem energiegemanagten Schreibtisch zu einer agilen Officeumgebung.

Agile und hybride Arbeitsumgebungen benötigen mehr als nur den klassischen Schreibtisch und mobile Endgeräte, um langfristig erfolgreich zu sein. Flexibles Arbeiten setzt voraus, dass Menschen von überall aus arbeiten können, wo sich diese derzeit befinden. Dadurch werden im Büro weniger Schreibtische als üblich verwendet.

Schreibtische bieten zudem mehr als ausschließlich einen Arbeitsplatz. Sie fügen sich passend ein hybrides Desk-Sharing-Konzept ein und können von überall gebucht werden - ganz egal ob über Outlook, der App oder den im Schreibtisch integrierten Display.

Mit dem HXA Smart Desk ist nicht nur eine Buchung des Arbeitsplatzes möglich, sondern mit Hilfe des integrierten Displays kann der Schreibtisch auch gesteuert werden. Über den Display lässt sich die elektrische Höhenverstellung bedienen, die integrierte Infrarotheizung zuschalten oder auch die Stromzufuhr für beispielsweise die Beleuchtung regeln. Die automatisierten Steckdosen als auch die integrierte Schreibtischheizung können nur verwendet werden, wenn der Schreibtisch gebucht ist. Dies führt dazu, dass Standby-Zeiten reduziert und Energieressourcen nur dann verwendet, wenn diese tatsächlich auch benötigt werden.

Durch die Buchung können jedoch nicht nur Ressourcen und somit auch Kosten gespart sowie die Nachhaltigkeit gefördert werden, sondern ermöglicht es auch im Ernstfall, wie bei einem Brand, zu wissen, wer im Büro arbeitet und sich somit gegebenenfalls noch im Gebäude befindet. Ein Buchungssystem für Arbeitsplätze, aber auch Räumen kann somit auch die Sicherheit der Mitarbeitenden erhöhen.

Rückzugsort oder Besprechungsraum buchen.

Um Meetings in Besprechungsräumen und eigene Fokuszeiten in Rückzugsorten effektiv zu steuern, zu planen und zu organisieren, sind Raumbuchungssysteme, wie HXA Room Booking, unerlässlich. Hierdurch wird es nicht nur möglich, dass Prozesse optimiert und dadurch Zeit gespart wird, sondern auch Räume optimal genutzt werden.

Dabei kann der Raum simpel in einer Besprechungseinladung in Outlook, Microsoft Teams oder der Sparo-App hinzugefügt werden. Der Vorteil: Sie erkennen sofort, welche Personen-Kapazität einzelne Besprechungsräume haben, an welchem Standort sich der Besprechungs- oder Rückzugsort befindet und können zudem auch weiteres Equipment buchen, wenn dies benötigt wird. Es spielt keine Rolle, wie die Buchung vorgenommen wird. Outlook, Microsoft Teams und die Sparo-App synchronisieren sich in Echtzeit. Eine Doppelbuchung kann somit ausgeschlossen werden.

Mit der HXA Room Booking Applikation oder auch der Sparo-App haben Unternehmen zudem die Möglichkeit Besprechungsräume als Workspace zu verwenden.

Eine hexagonale Raum-in-Raum-Lösung: Der HXA Cube.

Eine schallisolierte Raum-in-Raum-Lösung in einem hexagonalen Design verbunden mit den neuesten IoT-Cloud-Technologien bietet der HXA Cube nicht nur einen Rückzugsort für Mitarbeitende, sondern ermöglicht auch Besprechungen mit bis zu 6 Personen. Mit einer In-Glass-Projektion wird es möglich, den eigenen Bildschirm mit weiteren Personen zu teilen. Durch eine integrierte Raumbuchungslösung kann die hexagonale Raum-in-Raum-Lösung zur gewünschten Zeit reserviert werden. Mithilfe der Statusleiste ist bereits aus der Ferne zu erkennen, ob der HXA Cube zur Verfügung steht.

Zudem bietet sich der HXA Smart Cube auch für Messen oder Fertigungshallen an. Auch hier werden Rückzugsorte benötigt und der hexagonale und vor allem mobile Raum bietet die Möglichkeit sich passend in die neue Umgebung zu integrieren, diesen für mehr Privatsphäre mit einem potentiellen Neukunden zu nutzen oder auch in der Fertigung für Besprechungen heranzuziehen.

Modernste Umweltsteuerungs-Technologien ermöglichen entsprechend des Nutzerverhaltens die Raumumgebung automatisch anzupassen. Dies bringt ein Höchstmaß an Komfort, spart Energie und erhöht die Produktivität. Der HXA Cube enthält sowohl an der Außen- als auch auf der Innenseite einen integrierten Display.

Das äußere Display zeigt nicht nur die gebuchten Zeiten des hexagonalen Raum-in-Raum-Besprechungsraum an, sondern ermöglicht es auch ein Quick-Event zu buchen, wenn der Raum derzeit zur Verfügung steht. Wenn bereits schon längerfristig bekannt ist, dass der Raum benötigt wird, kann dieser auch mithilfe von Outlook oder der App gebucht werden.

Das Room Enviromental Control System im Raum ermöglicht es, das schaltbare Glas, das Licht oder auch die Klimatisierung zu steuern. Über das im Raum integrierte Display kann zudem die In-Glas-Projektion zugeschalten werden.

Fazit.

Mit den unterschiedlichen Möglichkeiten wird es möglich, dass das moderne Arbeiten Einzug in die Büroräume erhält. Buchungssoftware, offene Bürokonzepte und gleichzeitig Rückzugsorte schaffen eine perfekte Symbiose und ermöglichen es, dass Mitarbeitende optimal arbeiten können.