Präsenzstatus an modernen Arbeitsplätzen - Fluch oder Segen?

Die Technologie, die ihren Nutzern auf einer technischen Plattform mehrere Kommunikationskanäle zur Verfügung stellt, heißt Unified Communications (einheitliche Kommunikation). Meist versehen mit Online-Präsenzanzeigen, die sichtlich machen, ob ein Benutzer gerade online erreichbar ist oder nicht. Egal ob im Chat, am Telefon oder bei Videokonferenzen, dem Kommunikationspartner ist ersichtlich, ob es gerade möglich ist, den gewünschten Partner zu erreichen. Für Unternehmen wird immer wichtiger die Kommunikation untereinander zu optimieren, besonders dann, wenn Reisetätigkeit und Heimarbeit zu dem Alltag eines Unternehmens gehören. Denn Skype for Business ermöglicht es miteinander zu kommunizieren, egal ob Mitarbeiter durch einen Flur oder durch einen Ozean getrennt sind.

Sicherlich könnte man den Unternehmern eine Menge Zahlen präsentieren, die Produktivitätsgewinne belegen sollen. Somit erhöht der Einsatz von Skype for Business an einem 8-Stunden-Tag die effektive Arbeitszeit um 28 Minuten und laut Microsoft könnte man durch die Nutzung jährlich bis zu 45.000 Dienstreisen einsparen. Oftmals kommen den Unternehmen aber ganz andere Zweifel und werfen somit Fragen auf.

Dabei interessiert sich der Betriebsrat sicherlich eher weniger für Funktionen oder was die Lizenzen und Server für Skype for Business kosten. Vielmehr werden ihm die Fragen zugetragen, die etwas mit Überwachung, Protokollierung, Zeiterfassung und ähnlichem zu tun haben. Daher ist es wichtig auch diese Aspekte zu betrachten, da diese Informationen ja kein "Geheimwissen" darstellen und jeder im Internet recherchieren und sich somit Informationen besorgen kann. Das Thema der "Überwachung" wird also häufig mit der Präsenzanzeige in Verbindung gebracht und sollte frühzeitig und offen mit allen Beteiligten diskutiert werden. Denn bei Skype for Business geht es nicht darum die Arbeitszeit oder Krankheitstage zu kontrollieren, sondern die Teamfähigkeit und Effizienz eines jeden Unternehmens, durch digitale Unternehmenskommunikation zu steigern. In der heutigen Generation geht es schließlich immer mehr darum, die Arbeit in das Leben integrieren zu können und die Arbeitszeit flexibler zu gestalten.


Neben den technischen Funktionen sollte man sich Folgendes immer wieder neu vor Augen führen:

Der Präsenzstatus eines jeden Mitarbeiters ist nicht mit der Arbeit verknüpft. Das heißt, wenn jemand "Verfügbar" ist zeigt er leidlich seinen Kollegen, dass er angesprochen werden kann. Was natürlich nicht die Botschaft vermitteln soll, dass dieser nichts zu tun hat.

Somit ist auch nicht jeder Mitarbeiter gleich "untätig" nur, weil sein Präsenzstatus gerade "Abwesend" oder "Offline" anzeigt. Vermutlich ist dieser gerade in einem Meeting oder führt ein persönliches Gespräch mit einem anderen Kommunikationspartner und wird nicht sofort auf eine Mail oder den Anruf reagieren.

Die Funktionen von Skype for Business sollten also nicht als Kontrollinstrument angesehen werden, sondern sollten jedem Mitarbeiter die Arbeitsweise und den Arbeitsalltag vereinfachen. Ansonsten müsste man die Stempelkarten zur Zeiterfassung und die "Belegt"-Lampenfelder am Telefon mit den gleichen Aspekten hinterfragen.