Sechs wichtige Kriterien für Groupware-Lösungen.

Plattformunabhängigkeit.

Die Zunahme der verschiedenen Systeme innerhalb der letzten Jahre in den Unternehmen stellt heute die Anforderung der Plattformenunabhängigkeit in den Vordergrund. Administratoren und Mitarbeiter fordern zugleich eine Vereinheitlichung der Systeme. Bei der Auswahl eines Groupware-Systemes ist deshalb ganz besonders darauf zu achten, dass dieses sowohl als lokal installierte Anwendung sowie als Web App (webbasiert) dem Nutzer zur Verfügung gestellt werden kann. Hinzu kommt, dass es keine Einschränkung zwischen den Betriebssystemen wie Microsoft Windows, Apple Mac und Linux geben sollte. Da immer mehr Mitarbeiter bereits mobile Geräte, wie Tablets und Smartphones benutzen, muss mittlerweile auch hier auf die Kompatibilität zu den Plattformen (Windows Phone, iOS und Android) geachtet werden.

Benutzerfreundlichkeit.

In Zeiten der Informationsüberflutung steht die Benutzerfreundlichkeit einer Anwendung an vorderster Stelle. Vor allem bei einer Groupware-Lösung sollte die Bedienung intuitiv sein, sodass jeder damit arbeiten kann und will. Power-User sind nicht das Maß, an dem man die Benutzerfreundlichkeit messen kann, vielmehr sollte man den ersten Test mit einem Durchschnittsanwender durchführen.

Anpassbarkeit.

Eine Groupware-Lösung sollte viele Möglichkeiten bieten, eine Anpassung an die unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse durchzuführen. Dazu gehört beispielsweise den eigenen Kalender anderen Benutzern freizugeben oder Regeln zu erstellen, wie mit eingehenden E-Mails von einem bestimmten Lieferanten umzugehen ist.

Erweiterbarkeit.

Mit einer Groupware-Löung arbeitet das gesamte Unternehmen. Aus diesem Grund ist es überaus wichtig, dass sich das System seitens der Systemarchitektur jederzeit skalieren lässt. Die Anbindung weiterer Module zur Ergänzung der Funktionalitäten wie z.B. CRM, Instant Messaging, Fax und Telefonie sollte ebenfalls geprüft werden.