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von Elli Bauer
WhatsApp und DSGVO - geht das gut?
Quelle: Pixabay CC0 Public Domain/ arivera
Ist die Business-Kommunikation über WhatsApp rechtens?
Am 25. Mai 2018 ist die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, in Kraft getreten. Doch die Verordnung könnte nun für alle Unternehmer, Handwerker oder schlichtweg alle die WhatsApp im Business-Bereich nutzen zum Problem werden und große Folgen nach sich ziehen.
Ziel der DSGVO.
Mit der Datenschutz-Grundverordnung wird die Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen in der EU neu geregelt und vereinheitlicht. Die DSGVO soll somit den Nutzern entgegenkommen und deren personenbezogene Daten innerhalb der EU schützen und für mehr Transparenz sorgen. Die Nutzer können nun erfahren, welche Daten ein Unternehmen von ihnen besitzt und für welche Zwecke diese verwendet und schlussendlich auch verarbeitet werden.
Wie wirkt sich die DSGVO auf die Nutzung von WhatsApp aus?
Natürlich dürfen Sie WhatsApp weiterhin für private Zwecke nutzen, da die Verordnung laut Artikel 2 Absatz 2 DSGVO „keine Anwendung auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch natürliche Personen zur Ausübung ausschließlich persönlicher oder familiärer Tätigkeiten“ findet.
Im Umkehrschluss heißt das aber, dass Sie oder die Mitarbeiter Ihres Unternehmens ohne die Einwilligung Ihrer Geschäftspartner deren Daten nicht über WhatsApp versenden dürfen. Falls Sie es doch tun verstoßen Sie damit gegen die Datenschutz-Grundverordnung und nehmen damit möglicherweise ein hohes Bußgeld in Kauf.
Warum Sie WhatsApp nicht als Unternehmens-Messenger nutzen sollten.
Mit der Installation von WhatsApp erlauben Sie dem Dienst den vollständigen Zugriff auf Ihre Adressbuch–Kontakte und deren Nutzung. Darüber hinaus erfasst der Messenger Ihren Standort, Informationen zum Smartphone-Modell, Betriebssystem und Mobilfunknetz. Das ist aber noch nicht alles: WhatsApp gehört seit 2014 zu Facebook Inc. und leitet alle ausgelesenen Daten an Facebook weiter, damit diese dann für kommerzielle Zwecke genutzt werden können.
Das Risiko für Sie als Unternehmer besteht darin, dass Sie nicht aufweisen können wie die Daten Ihrer Geschäftspartner verarbeitet werden und auch keinen Gebrauch vom Artikel 17 DSGVO - Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden") machen können.
Aus diesem Grund sollten Sie und Ihre Mitarbeiter WhatsApp nicht auf Firmentelefonen, sondern nur auf Ihrem privaten Smartphone nutzen, vorausgesetzt darauf findet keine geschäftliche Nutzung statt und es werden keine Kundendaten gespeichert.
Welcher Messenger bietet eine Alternative zu WhatsApp im Business-Bereich?
Wir empfehlen für die schnelle und einfache Kommunikation für die geschäftliche Nutzung Microsoft Teams und Skype for Business.
Doch was kann Skype for Business besser als WhatsApp?
Der große Bruder von Skype, das Skype for Business kann als eigenständige Kommunikationslösung in einem Unternehmen oder in einem Rechenzentrum betrieben werden und ist für die geschäftliche Nutzung gedacht. WhatsApp hingegen ist eine nur für private Nutzung ausgelegte Kommunikationsplattform deren Daten zentral in den USA verarbeitet und gespeichert werden - nachdem Facebook aufgrund der Einführung der EU-DSGVO alle Datensätze aus Europa zurück in die USA migriert hat.
Über Skype for Business können Sie nicht nur chatten, sondern auch Desktopfreigaben, Videotelefonie, Umfragen sowie Audio- und Videokonferenzen durchführen. Außerdem können Sie mit anderen Besprechungsteilnehmern auf einem Whiteboard zusammenarbeiten und Ihre ersten Ideen und Umsetzungsvorschläge zu Papier bringen. Skype for Business vereint somit alle Kommunikationsdienste auf einer Plattform orts- und endgeräteunabhängig.
Haben Sie Fragen zu Skype for Business oder möchten Sie eine persönliche Beratung dazu? Dann füllen Sie einfach nachfolgendes Kontaktformular aus.
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