Wildwuchs in Microsoft Teams bekämpfen.

Immer mehr Unternehmen greifen auf Microsoft Teams zurück, um besser zusammenarbeiten zu können. Doch je mehr das Kollaborationstool genutzt wird, desto größer ist das Risiko, dass Wildwuchs entsteht. Was dahintersteckt und wie der Wildwuchs bekämpft werden kann, erklären wir im Blogartikel.

Wie entsteht Wildwuchs in Microsoft Teams?

In Microsoft Teams passiert es schnell, dass Teams und Kanäle erstellt, die nicht nach kurzer Zeit mehr genutzt werden. Dadurch existieren zahlreiche ungenutzte, veraltete und irrelevante Kanäle und Dateien. Dies geschieht vor allem dann, wenn keine Regelungen im Umgang mit dem Kollaborationstool existieren und Mitarbeitende alle Rechte in Microsoft Teams besitzen. Wenn Mitarbeitende zudem keine Schulung zur Struktur und für den Umgang mit Microsoft Teams erhalten, kann dies zu einer unkontrollierten Ausbreitung führen.

Darum sollten Sie Wildwuchs in Microsoft Teams verhindern!

Durch eine unübersichtliche Struktur und veraltete, nicht mehr genutzte Kanäle in Microsoft Teams wird die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen erschwert. Dabei soll das Kollaborationstool die gemeinsame Arbeit erleichtern. Gleichzeitig es besteht das Risiko, dass Mitarbeitende an veralteten Dateien weiterarbeiten. Dadurch können Projekte ins Stocken geraten und die Kapazitäten der Mitarbeitenden kann nicht optimal genutzt werden. Weiterhin besteht auch ein Sicherheitsrisiko, wenn beispielsweise externe Dritte zu Teams-Kanälen hinzugefügt werden und dadurch Zugriff auf sensible Daten erhalten, die diese Informationen nicht erhalten dürfen.

So verhindern Sie Wildwuchs.

Mit einigen Tricks kann der Wildwuchs in Microsoft Teams jedoch eingedämmt werden. Vier dieser Möglichkeiten möchten wir Ihnen vorstellen.

Gemeinsam auf die Struktur von Teams und Kanälen einigen.

Bilden Sie Projektteams, indem Mitarbeitende aus unterschiedlichen Abteilungen kooperieren, um gemeinsam an der Struktur und dem Aufbau von Microsoft Teams zu arbeiten. Verschiedene Perspektiven ermöglichen es Ihnen Microsoft Teams nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens auszurichten.

Für den Aufbau und die Struktur gibt es die Möglichkeit Teams und Kanäle entweder nach Projekten oder Abteilungen zu strukturieren. Dabei kommt es darauf an, wie Sie im Unternehmen Microsoft Teams nutzen möchten. Stehen für Sie hauptsächlich Projekte im Vordergrund, ist der Aufbau von Microsoft Teams nach Abteilungen sicherlich nicht die geeignete Möglichkeit die Zusammenarbeit in den Projektteams zu fördern.

Den Aufbau von Microsoft Teams nach Abteilungen haben wir hier exemplarisch erstellt:

Teams und Kanäle zentral steuern.

Nachdem sich gemeinsam in den Projektteams über den Aufbau und Struktur geeinigt hat, werden diese zentral gesteuert. Dabei ist es wichtig klar zu definieren, wer Teil der einzelnen Teams und Kanäle ist und vor allem auch wer neue Teams und Kanäle erstellen darf. Auch Ad-hoc-Teams sind möglich und durch die zentrale Stelle anzulegen. Dabei ist es wichtig, dass diese auch mit einem Ablaufdatum versehen werden. So wird vermieden, dass die Ad-hoc- Teams nicht länger als notwendig in der Struktur von Microsoft Teams sichtbar sind und dadurch das Kollaborationstool unübersichtlich wird.

Einführung von Governance-Richtlinien.

Durch die Einführung von Governance-Richtlinien wird sichergestellt, dass alle Daten- und Informationsbestände des Unternehmens konsistent im Microsoft Teams verwaltet werden. Gleichzeitig wird festgelegt, wie Teams, Kanäle, Chats und der Austausch von Dateien ordnungsgemäß durch die Mitarbeitenden genutzt werden können.

Schulung für Mitarbeitende.

Damit alle Mitarbeitenden Microsoft Teams gleich nutzen und auf dem gleichen Kenntnisstand sind, ist es erforderlich je nach Größe des Unternehmens entweder alle Mitarbeitenden hinsichtlich des Kollaborationstools zu schulen oder Multiplikatoren auszubilden. So wird es möglich, dass Microsoft Teams die Zusammenarbeit zwischen den Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen reibungslos funktioniert.

Fazit.

Mit wenigen kleinen Hilfsmitteln wird es möglich, dass der Wildwuchs in Microsoft Teams aufhört oder gar nicht erst beginnt. Bei der Einführung können schon erste, notwendige Schritte ergriffen werden, um bereits zu Beginn keinen Wildwuchs entstehen zu lassen. Die Bildung von Projektteams, die sich um den Aufbau und die Struktur von Microsoft Teams kümmern, die zentrale Steuerung der einzelnen Teams und Kanäle, aber auch die Einführung von Governance Richtlinien und Schulungen der Mitarbeitenden sind dabei ein Ausschnitt an Tricks, um reibungslos zusammenzuarbeiten.